Diese Anleitung erklärt Erstellung, Druck und Verbuchung von Mahnungen für offene Rechnungen im Modul „ZaWin Rechnungswesen“.
Inhalt:
Vorbereitungsliste erstellen
- Menü: Rechnungswesen > Vorbereitungsliste Mahnungen
- Stichtagsdatum eingeben. Alle Rechnungen, die bis zu diesem Datum überfällig sind, erscheinen in der Liste
- Auswählen, ob alle, nur 1., 2. oder 3. Mahnungen berücksichtigt werden sollen
- Optional: Einen Minimalbetrag setzen, ab dem Mahnungen erstellt werden
- Bei Bedarf Filterkriterien wählen: Behandlungstyp, Patient, Garant, Zahnarzt, DH/PA, Praxis (bei Gemeinschaftspraxen)
- Festlegen, nach welchen Kriterien die Liste sortiert wird (Patientenname, Patientennummer, Rechnungsnummer)
- Liste entweder im Einblende-Fenster, Anzeige am Bildschirm oder als Druck erstellen
- Alle Einträge sorgfältig prüfen, bevor Mahnungen gedruckt werden
Tipp: In der Regel wird „Ohne zusätzlichen Filter“ gewählt, um alle anstehenden Mahnungen zu drucken.
Mahnungen drucken
- Wir empfehlen die Zahlungen einzulesen, bevor Mahnungen erstellt werden.
- Menü: Rechnungswesen > Mahnungen drucken oder in der Symbolleiste direkt auf
- Im Fenster „Rechnungswesen Assistent-Einstellungen“ definieren:
- Druckdatum (wird auf der Mahnung angezeigt)
- Konto, über welches die Mahnung läuft (normalerweise gleich dem Rechnungskonto)
- Anzahl Kopien (falls notwendig)
- Sortierung (z. B. nach Patientenname)
- Im Fenster „Rechnungswesen Assistent-Filter“ optional Filter aktivieren, analog der Vorbereitungsliste:
- Stichtag (muss gleich gesetzt sein, wie in der Vorbereitungsliste)
- Welche Mahnungen (alle oder z.B. nur die 1. Mahnungen)
- Minimalbetrag (analog Vorbereitungsliste)
- Zusätzliche Filter (wird nicht empfohlen, in der Regel werden alle Mahnungen gedruckt)
- Sortierung (analog Vorbereitungsliste)
5. Mahnungslauf starten
6. In der Übersicht:
-
Mit Druckvorschau
kontrollieren
-
Einzelne Mahnungen deaktivieren
, falls sie nicht gedruckt werden sollen (diese werden im nächsten Lauf wieder berücksichtigt)
7. Druck auslösen
Tipp: Mahnungen können vor dem Verbuchen noch entfernt oder erneut ausgedruckt werden.
Mahnungen verbuchen
- Nicht korrekt gedruckte können vor dem Verbuchen deaktiviert
und nochmals neu erstellt werden.
- Nach erfolgreichem Druck Mahnungen verbuchen
auswählen.
-
Beim Verbuchen werden die Mahnungseinträge im jeweiligen Patientenkonto erzeugt.
Achtung: Verbuchte Mahnungen können nur noch beim Patienten storniert werden.
Achtung: Nach der 3. Mahnung setzt das System automatisch einen Mahnstopp. Der automatische Mahnstopp kann auch bereits nach der 2. Mahnung eingestellt werden.
Die Mahnstoppliste ist abrufbar unter Rechnungswesen > Mahnstopp
Mahnstopp setzen
- In ZaWin den gewünschten Patienten oder Garanten öffnen
-
Im Tree: Debitoren > gewünschte Rechnung > rechte Maustaste >
- Im Fenster das Enddatum des Mahnstoppes eintragen.
- Nach Ablauf wird die Rechnung automatisch wieder in den Mahnungslauf aufgenommen.
Ein aktiver Mahnstopp wird in den Debitoren unter „Bezeichnung“ angezeigt.
Mahnstoppliste aufrufen: Rechnungswesen > Mahnstopp
Tipp: Auch die 2. oder 3. Mahnung erscheint in der Mahnstoppliste. Nach der 3. Mahnung erfolgt der Mahnstopp automatisch.