E-Mail-Versand – ZaWin

Kurzbeschreibung:

Mit ZaWin E-Mails direkt aus der Patientenmaske an Patienten oder andere Empfänger versenden. Der Versand ist mit oder ohne Anhang möglich. Mit ZaWin können ausschliesslich E-Mails versendet, jedoch nicht empfangen werden. Für den Empfang ist ein externes E-Mail-Programm, beispielsweise Outlook, oder ein Zugriff über Webmail erforderlich.

Inhalt:

Voraussetzungen

E-Mail einrichten

E-Mail erstellen und versenden

Voraussetzungen

Eine gültige E-Mail-Adresse inklusive Benutzername, Passwort und Versandeinstellungen wird benötigt.

Wird die E-Mail-Adresse über eine eigene Internetseite verwendet, die erforderlichen Informationen beim Administrator der Webseite anfordern.

Bei E-Mail-Adressen von Anbietern wie Bluewin oder GMX sind die benötigten Angaben in der Regel im Kundenlogin verfügbar.

E-Mail einrichten

Zum Einrichten der E-Mail-Adresse im ZaWin: Extras > Optionen global > Allgemein > Internet eMail öffnen
Hier befinden sich die entsprechenden Einstellmöglichkeiten:
Sobald alle benötigten Angaben eingetragen sind, auf klicken, um die Einstellungen zu sichern.
Anschliessend ZaWin neu starten.

Secure Mail

Für den Versand von Secure Mails kann ein zweiter Mailserver (SMTP-Server) angegeben werden.
Die Einstellungen können global oder lokal definiert werden, wobei die lokalen Einstellungen Vorrang haben. Beim Versand von E-Mails kann gewählt werden, ob die Nachricht als Secure Mail über den zweiten Mailserver versendet werden soll.

Lokal

Wie unter E-Mail einrichten beschrieben, auch hier die benötigten Angaben eintragen.

HIN-Konto einrichten

Falls ein Zugang zu HIN vorhanden ist, kann dieser hier eingetragen werden, um direkt aus ZaWin heraus E-Mails über HIN zu versenden. Voraussetzung dafür ist ein installierter HIN-Client auf dem Rechner.

Falls noch kein HIN-Konto vorhanden ist, kann dieses online bestellt werden: HIN für Zahnärzte

Global

Bei globalen Einstellungen auch hier die benötigten Angaben wie oben beschrieben eintragen.
Beim Versand kann ausgewählt werden, ob die E-Mail als Secure Mail versendet werden soll.
Beim Versenden von E-Mails kann durch Aktivieren dieser Option gewählt werden, ob die Nachricht als Secure Mail versendet werden soll
Im Tree unter E-Mail werden als Secure Mail versendete Nachrichten mit einem Schloss markiert. Dadurch ist ersichtlich, welche E-Mails sicher versendet wurden

E-Mail erstellen und versenden

Für den Versand einer E-Mail an einen Patienten wird dessen E-Mail-Adresse benötigt. Diese ist im entsprechenden Feld der Stammdaten einzutragen

E-Mail ohne Textvorlage erstellen

Zum Erstellen einer E-Mail ohne Textvorlage auswählen

Die in den Stammdaten eingetragene Empfänger-E-Mail-Adresse wird automatisch übernommen. Durch das Einfügen von können mehrere Empfänger manuell eingetragen werden.

Für das Hinzufügen weiterer Empfänger in CC oder BCC stehen nach dem Klicken auf den die entsprechenden Adressfelder zur Verfügung

Beim Klicken auf die öffnet sich das E-Mail-Adressbuch. Dort können E-Mail-Adressen von Drittpersonen wie Arbeitgebern oder behandelnden Ärzten gespeichert werden. Die im Adressbuch erfassten Personen sind auch in der Übersicht unter Adressen – andere Adressen ersichtlich

Für das Eintragen mehrerer Empfänger können die gewünschten Personen durch Aktivieren der jeweiligen Checkbox ausgewählt werden.

Beim Klicken auf öffnet sich das Fenster Standardtexte. Dort können vorgefertigte Textbausteine hinterlegt werden, um diese beim Schreiben von E-Mails wiederzuverwenden und effizienter zu arbeiten

Zum Übernehmen eines bestehenden Textbausteins den entsprechenden Eintrag doppelklicken. Das Fenster wird geschlossen und der ausgewählte Text erscheint im Fenster E-Mail senden. Zum Erstellen eines neuen Textbausteins rechts auf Neu klicken.

Das Eingabefenster vergrössern um die verfügbaren Variablen anzuzeigen

Durch das Aktivieren der RTF-Checkbox stehen Textformatierungswerkzeuge ähnlich wie in MS Office zur Verfügung, z. B. für Schriftart, Schriftgrösse oder Farbe

Neues Attachments zufügen

Als Anhang können beliebige Dateien sowie der Zahnstatus mitgesendet werden. Ist in ZaWin die Option „Kopie der Rechnung/Mahnung/… im Archiv als PDF ablegen“ aktiviert (Extras > Optionen > Optionen global > Rechnungswesen > Allgemein), können bereits an den Patienten versendete Rechnungen, Mahnungen, Kostenvoranschläge usw. erneut mitgesendet werden. Attachments können zudem per Drag & Drop zur Liste der Anhänge hinzugefügt werden. Dies ist auch direkt aus den Patientendaten möglich

Entfernt den angewählten Anhang.

Zeigt den angewählten Anhang an.

Beim Versenden von Bildern kann die Bildgrösse angepasst werden, damit die Bilder automatisch verkleinert werden.

Bei mehreren Anhängen können die Dateien von ZaWin gezippt und anschliessend versendet werden. Dadurch wird die mitgesendete Dateigrösse reduziert.

Viele E-Mail-Anbieter unterstützen den Versand grosser Anhänge nicht. Mit dem FTP-Upload werden die Anhänge daher nicht direkt an die E-Mail angefügt, sondern als ZIP-Datei in einem sicheren Bereich auf den Webserver der Martin Engineering AG hochgeladen. Am Ende der E-Mail wird automatisch ein Link eingefügt, über den der Empfänger die Datei herunterladen kann.

Die hochgeladene Datei kann zusätzlich mit einem Passwort geschützt werden. Nach dem Aktivieren dieser Option ist im Feld Passwort ein eigenes Passwort zu vergeben. Dieses Passwort wird dem Empfänger gleichzeitig in einer separaten E-Mail zugestellt.

Die zu versendende Datenmenge wird als Total angezeigt.

Durch das Aktivieren von Lesebestätigung anfordern kann eine Lesebestätigung angefordert werden. Nach dem Öffnen der E-Mail wird der Empfänger aufgefordert, eine Bestätigung zu senden. Dies kann jedoch nicht erzwungen werden.

Nach dem Fertigstellen der E-Mail auf die grüne Haken-Taste klicken, um die Nachricht zu versenden.

Nach der ersten erfolgreich versendeten E-Mail erscheint links in der Patientenübersicht unter Dokumente die Kategorie eMail (hierfür muss ZaWin neu gestartet werden). Dort werden alle an Patienten, Garanten, gesetzliche Vertreter oder Versicherungen versendeten E-Mails aufgelistet.

Kann eine E-Mail dem Empfänger nicht zugestellt werden, erscheint eine entsprechende Fehlermeldung.

E-Mail mit Textvorlage erstellen

Erstellte Textvorlagen können direkt aus der Stammdatenmaske ausgewählt werden.
Die Erstellung einer E-Mail mit Textvorlagen erfolgt gleich wie bei einer E-Mail ohne Textvorlagen.

Automatisierter E-Mail Versand

In ZaWin besteht die Möglichkeit, E-Mails automatisiert an Patienten zu versenden, z. B. wenn Rechnungen künftig per E-Mail statt in Papierform zugestellt werden sollen

Es öffnet sich ein Auswahlfenster, in dem die entsprechenden Einstellungen vorgenommen werden können.
Dort auswählen, für welche Bereiche der Patient E-Mails erhalten soll, indem die gewünschten Checkboxen aktiviert werden.
Für Rechnungen per E-Mail beispielsweise die Option Rechnungen/Mahnungen aktivieren. Es können auch mehrere Checkboxen gleichzeitig ausgewählt werden.
Anschliessend die Eingabe mit bestätigen
Ist eine Einstellung gesetzt, wird das entsprechende Feld ausgefüllt angezeigt
Für das Hinzufügen weiterer Dokumente zur Rechnung per E-Mail (z. B. bei einem Versicherungsfall) können in der offenen Behandlung im unteren Bearbeitungsbereich unter der Rubrik Dokumente die entsprechenden Dateien hinzugefügt werden
Zum Mitversenden eines hinzugefügten Dokuments mit der Rechnung das Dokument mit der rechten Maustaste anklicken und in der Auswahl mit Rechnung ausdrucken wählen. Dadurch werden alle hier erfassten Dokumente zusammen mit der Rechnung an Patienten, gesetzliche Vertreter, Versicherungen usw. versendet
Nach dem Versand der ersten E-Mail an den Patienten ist die versendete Nachricht unter Dokumente – eMail zu finden (beim ersten Mal muss ZaWin neu gestartet werden)

Terminerinnerung

Für eine Übersicht der bereits versendeten E-Mails auf eMail klicken
Anstelle des Ausdrucks einer Terminkarte kann dem Patienten auch eine Terminerinnerung per E-Mail zugesendet werden, sofern in den Stammdaten die Option E-Mail für Termin aktiviert ist
Beim Erfassen eines neuen Termins auf klicken und die Checkbox sofort eine SMS senden aktivieren. Anschliessend die Einstellungen und den Termin via speichern.
Der Patient erhält daraufhin eine SMS an die hinterlegte E-Mail-Adresse.
Es können auch gleichzeitig Terminerinnerungen per E-Mail an mehrere Patienten versendet werden, sofern dies gewünscht und in den Stammdaten entsprechend hinterlegt ist
Folgendes Fenster erscheint

Bilder per Mail versenden

Es besteht die Möglichkeit, Bilder aus ZaWin per E-Mail an Patienten, überweisende Ärzte usw. zu versenden.

Dazu in ZaWin den gewünschten Patienten öffnen und im Tree auf Bilder klicken
Anschliessend die Bilder markieren, die per E-Mail versendet werden sollen.

Hinweis:

Für den Versand von Dokumenten wie Rechnungen oder Kostenvoranschlägen wird ein PDF-Drucker benötigt.
Für die Nutzung von HIN muss der HIN-Client installiert sein.
Beim Übernehmen zusätzlicher E-Mail-Adressen aus dem Adressbuch wird die ursprünglich aus den Stammdaten übernommene E-Mail-Adresse überschrieben. Davon ausgenommen sind Einträge im CC- oder BCC-Feld.
Ist beim Patienten ein gesetzlicher Vertreter oder Garant hinterlegt, muss die entsprechende E-Mail-Adresse dort erfasst werden.
Die Kategorie eMail erscheint erst nach dem ersten erfolgreichen Versand und einem Neustart von ZaWin.
Lesebestätigungen können angefordert, jedoch nicht erzwungen werden.
Beim FTP-Upload werden grosse Anhänge nicht direkt per E-Mail versendet, sondern über einen sicheren Downloadlink bereitgestellt.
Mehrere Bilder können markiert werden, indem die Ctrl-Taste gedrückt gehalten und anschliessend weitere Bilder ausgewählt werden.
Anschliessend öffnet sich ein Fenster zum Versenden der E-Mail. Die ausgewählten Bilder sind bereits als Anhang eingefügt. Zusätzlich können weitere Attachments hinzugefügt werden, die mit der E-Mail versendet werden sollen.