Lagerverwaltung

Kurzbeschreibung:

In der Lagerverwaltung werden Medikamente und Verbrauchsmaterialien verwaltet. Durch die Verrechnung der Materialien an Patienten werden die Abbuchungen automatisch ausgeführt. Verbrauchsmaterial kann zusätzlich manuell ausgebucht werden.

Inhalt: 

Lagerverwaltung Behandler-Eingaben

Lieferanten

Lagerort erfassen

Medikamente / Verbrauchsmaterial Liste drucken

Medikamente ausbuchen

Verbrauchsmaterial ausbuchen

Übersicht Lagerbestand

Warenkorb

Bestellung

Lieferung erfassen

Bestellung löschen

Inventar einzelner Positionen

Inventar ganzes Lager

Inventar-Liste erstellen

Inventar starten

Inventar-Eingabe unterbrechen

Vorlagen

Lagerverwaltung Behandler-Eingaben

Jeder Eintrag und jede Änderung in der Lagerverwaltung, wird einem Behandler zugeordnet. Wird mit einer ZaWin-Anmeldung gearbeitet, entfällt die Auswahl des Behandlers.

Mitarbeitende, die mit der Lagerverwaltung arbeiten, müssen als Behandler erfasst sein. Dentalassistentinnen können beispielsweise als Administration oder Personal definiert werden.

Alle Artikel, die über die Lagerverwaltung bewirtschaftet werden, müssen im Tarifplan erfasst sein. Zusätzlich sind Lieferant, Bestellmenge, aktueller Bestand und Mindestbestand einmalig zu definieren.

Lieferanten

1. Lieferanten werden unter Andere Adressen erfasst und stehen anschliessend für das Bestellwesen zur Verfügung.
   
2. Bestell- und Lieferscheine werden automatisch mit den entsprechenden Adressdaten ergänzt.
3. Bei der Adresserfassung muss in der Auswahlbox Funktion der Eintrag Lieferant gewählt werden.
   
4. Zusätzlich ist die entsprechende E-Mail-Adresse zu erfassen. Dadurch können Bestellungen direkt per E-Mail versendet werden (Win2PDF / ZaWinPDF erforderlich).
   
5. Unter Adresszusatz können Kundennummer, Bestellformular und Mindestbestellbetrag erfasst werden.
6. Ist ein Mindestbestellbetrag definiert, erscheint beim Bestellvorgang eine Warnung, wenn dieser Betrag unterschritten wird.

Lagerort erfassen

1. Jedem Produkt kann bei Bedarf ein genauer Lagerort innerhalb der Praxis zugewiesen werden. Dies kann via AddIns > Lager > Lagerort durchgeführt werden.
   

Funktionen

➜ neuen Lagerort hinzufügen.

➜ Eingabefeld für den neuen Eintrag.

➜ Neueingaben oder Änderungen speichern.

➜ gewählten Eintrag entfernen oder bearbeiten.

➜ Fenster schliessen.

Medikamente / Verbrauchsmaterial Liste drucken

Für die Erfassung eines Erstinventars kann eine Liste aller erfassten Artikel ausgedruckt werden. Anhand dieser Liste kann der Anfangsbestand in die Lagerverwaltung übertragen werden.

Folgende Informationen werden benötigt:

➜ Einstandspreis
➜ Packungsinhalt (bei Aufteilung von Packungen)
➜ Bestand
➜ Lieferant
➜ Lieferanten-Artikelnummer
➜ Mindestbestand
➜ Aktueller Bestand

1. Liste kann über AddIns > Lager > Inventar.
   
2. Die im Tarifplan erfassten Artikel werden standardmässig alphabetisch angezeigt.
3. Durch Auswahl einer Spaltenüberschrift kann die Sortierung angepasst werden, beispielsweise nach Positionsnummer oder Lieferant.
4. Die Liste eignet sich zur Erfassung des Erstinventars und zur Dokumentation der Bestandsaufnahme.
5. Mit der Bestandserfassung wird der effektive Lagerbestand in die Lagerverwaltung via Extras > Einstellungen > Tarifplan / Medikamente mutieren übernommen.
   

Gewünschten Plan (Medikamente, Diverses, Verbrauchsmaterial) wählen. Gruppe (Ordner Medikamente, Material) wählen. Unter Lager werden alle Daten erfasst:

➜ Lieferant: Zuweisung des Lieferanten.
➜ Bestellmenge: Menge, die bei einer Bestellung automatisch in die Bestellliste übernommen wird.
➜ Einstandspreis: Einkaufspreis des Artikels.
➜ Packungsinhalt: Anzahl Einheiten pro Packung. Wird ein Packungsinhalt definiert, erfolgt die Lagerkontrolle über die Stückzahl.
➜ Mindestbestand: Beim Erreichen des Mindestbestands kann automatisch eine Bestellung vorbereitet werden.
➜ Bestand: Aktueller Lagerbestand.
➜ Artikelnummer: Artikelnummer des Lieferanten.
➜ Lagerort: Lagerort innerhalb der Praxis.
➜ Beipackzettel: Zuordnung von Dokumenten wie PDF-Dateien zu einem Medikament.
➜ Artikelbild ist unter Extras > Optionen > Optionen Lokal >Tarifplan > Tarifplan Einstellungen > Bild Anzeigen aktiviert, jedem Artikel kann ein Bild zugeordnet werden. Die Erfassung jedes Artikels wird mit Übernehmen abgeschlossen.

Medikamente ausbuchen

Werden Medikamente oder Materialien in der Leistungserfassung verrechnet, erfolgt die Ausbuchung automatisch in der Lagerverwaltung. Eine manuelle Verbuchung ist in diesem Fall nicht erforderlich.

Verbrauchsmaterial ausbuchen

Verbrauchsmaterial wird nicht weiterverrechnet und muss deshalb manuell ausgebucht werden. Für die Erfassung von Ausgängen stehen zwei Möglichkeiten zur Verfügung.

1. Verbrauchsmaterial kann über die Lagerverwaltung ausgebucht werden und zwar via Lagerverwaltung > Artikelbewegung.
   

Vorgehen:

➜ Behandler auswählen.
➜ Artikel suchen.
➜ Artikelnummer oder Artikelbezeichnung eingeben.
➜ Für die Schnellsuche kann das Zeichen * verwendet werden.
➜ Gewünschten Artikel auswählen.
➜ Über das Plus-/Minus-Symbol kann die gewünschte Menge ausgewählt werden.
➜ Für die manuelle Eingabe der Menge die Funktion Anzahl eingeben verwenden.
➜ Der neue Bestand wird anschliessend in der Spalte Aktueller Bestand angezeigt.

Verbrauchsmaterial

1. Über die Toolbox ausbuchen ➜ In der Toolbox kann eine Rubrik oder Gruppe für die Lagerverwaltung eingerichtet werden.
   
2. Abbuchungen können direkt über diese Einträge erfolgen.

Artikel in der Toolbar speichern

Häufig verwendete Artikel können für eine schnellere Verarbeitung in der Toolbar der Lagerverwaltung abgelegt werden.

Artikel zur Toolbar hinzufügen

1. Gewünschten Artikel in der Artikelübersicht markieren, Artikel mit gedrückter linker Maustaste nach oben ziehen und auf der Artikel-Toolbar ablegen.
   

Artikel innerhalb der Toolbar verschieben

1. Artikel mit gedrückter linker Maustaste an die gewünschte Position ziehen und an der neuen Position ablegen.
   

Artikel aus der Toolbar entfernen

1. Artikel mit gedrückter linker Maustaste zurück in die Artikelliste ziehen und dort ablegen.
   

Schaltflächenbezeichnung ändern

Standardmässig wird die Bezeichnung aus dem Tarifplan verwendet.

1. Rechtsklick auf die gewünschte Schaltfläche, neue Bezeichnung erfassen und Änderungen speichern.
   

Eigene Schaltflächenbezeichnung entfernen

1. Rechtsklick auf die entsprechende Schaltfläche, eigene Bezeichnung löschen und anschliessend Änderungen speichern.
   
2. Danach wird wieder die Bezeichnung aus dem Tarifplan angezeigt.

Übersicht Lagerbestand

1. Über die Symbolleiste kann die Lagerverwaltung aufgerufen werden.
   
   

Bestellung

Über die Funktion Nur zur Bestellung fällige Artikel werden alle Artikel angezeigt, deren Bestand den definierten Mindestbestand erreicht oder unterschritten hat. Diese Artikel können direkt dem Warenkorb hinzugefügt werden.

Erweiterte Suche

1. Über die erweiterte Suche stehen zusätzliche Such- und Filtermöglichkeiten zur Verfügung.
   

Suchoptionen:

➜ Lieferant: Anzeige der Artikel eines bestimmten Lieferanten.
➜ Lagerort: Anzeige aller Artikel eines bestimmten Lagerortes.
➜ Ohne Bestellmenge: Artikel mit einem Maximalbestand von 0 werden ausgeblendet.
➜ Bestellung: Anzeige nur der bestellrelevanten Artikel.
➜ Aktualisieren: Die eingestellten Angaben werden durch des Suchknopfes angezeigt. Mehrere Suchkriterien können miteinander kombiniert werden.

Warenkorb

1. Artikel, die bestellt werden sollen, werden dem Warenkorb hinzugefügt.
2. Der Warenkorb ist lieferantenunabhängig und sammelt alle Artikel, die bestellt werden sollen via ZaWin  Symbolleiste (1.) > Lagerverwaltung
   
3. Behandler auswählen. 
4. Artikel suchen oder aus der Liste auswählen.
5. Artikel dem Warenkorb hinzufügen.
6. Die Bestellmenge kann bei Bedarf direkt im Warenkorb angepasst werden.

Bestellung

1. Via Symbolleiste > Lagerverwaltung wählen.
   
2. Artikelübersicht öffnen und gewünschten Lieferanten auswählen.
3. Für eine Sammelbestellung den Eintrag Alle auswählen und anschliessend Bestellungen öffnen.
4. Es werden alle Warenkorbartikel des gewählten Lieferanten angezeigt.
5. Sind Artikel mehrerer Lieferanten im Warenkorb enthalten, wird für jeden Lieferanten eine separate Bestellung erstellt.
   
6. Mit Weiter kann entschieden werden, ob:
   ➜ der Bestellschein per E-Mail versendet wird oder
   ➜der Bestellschein ausgedruckt wird.
7. Ist beim Lieferanten ein Mindestbestellbetrag hinterlegt, erscheint eine Warnung, wenn dieser Betrag nicht erreicht wird.

Lieferung erfassen

1. Bestellungen werden im Lieferassistenten angezeigt und können dort eingebucht werden. Öffne dazu in der Symbolleiste den Menüpunkt Lagerverwaltung.
   
   ➜ Lieferung öffnen.
   ➜ Es werden alle offenen Bestellungen aufgelistet. Erhaltene Bestellung anklicken.
   ➜ Auflistung aller Artikel der gewählten Bestellung - Teillieferung: Wurde ein Artikel nicht komplett geliefert, wird dieser in der Liste angeklickt und die erhaltene Liefermenge über den Zahlenblock eingegeben.
               ➜ Artikel wurde nicht geliefert: Wenn ein Artikel nicht in der Lieferung enthalten ist aber später nachgeliefert wird, wird bei der Liefermenge eine 0 eingegeben werden.
   ➜ Lieferung speichern: Wenn die Liefermengen der einzelnen Artikel unter Punkt 3 korrekt ist, wird die Lieferung mit einem Klick auf gespeichert.
   ➜ Komplette Bestellung löschen: Die ausgewählte Bestellung wird komplett gelöscht.
   ➜ Bestellung nochmals drucken: Ganze Bestellung oder nur ausstehende Artikel einer Bestellung nochmals drucken.
   ➜ Lieferschein Einscannen: Lieferschein einscannen (erscheint nur, wenn Scanner in den Optionen lokal aktiviert wurde).
   ➜ Nicht mehr lieferbare Artikel können mit von der Bestellliste gelöscht werden.
   ➜ Liefermenge auf 0 setzen: Bei allen Artikeln der Lieferung die Liefermenge auf 0 setzen.
   ➜ Alle Artikel der Bestellung anzeigen: Sollen alle Artikel der Bestellung angezeigt werden (auch die bereits vollständig gelieferten), auf die Schaltfläche klicken, und die Box "Ganze Bestellung" auswählen. Das Fenster danach durch Anklicken der Schaltfläche  schliessen.

Bedeutung der Zeilen Hintergrundfarbe:

Hintergrund ➜ Artikel wurden noch nicht geliefert
Hintergrund ➜ ein Teil der Artikel wurde geliefert
Hintergrund ➜ alle Artikel wurden geliefert.

Bestellung löschen

1. Über die Symbolleiste > Lagerverwaltung aufrufen.
   

   ➜ Schaltfläche Lieferung anklicken
   ➜ Zu löschende Bestellung anklicken.
   ➜ Schaltfläche löschen anklicken. Dieser Vorgang kann nicht rückgängig gemacht werden.

Inventar einzelner Positionen

1.  Via Symbolleiste > Lagerverwaltung wählen.
   

   ➜ Inventar öffnen.
   ➜ Behandler auswählen.

   ➜ Position suchen und auswählen.

   ➜ Lagerbestand erfassen und Eingabe mit Enter bestätigen. Geänderte Positionen werden grün dargestellt.

Inventar ganzes Lager

1. Über die Symbolleiste > Lagerverwaltung aufrufen.
   
   ➜ Inventar anzeigen lassen.
   ➜ Behandler für Inventar auswählen. 
   ➜ Anzeige für Inventar zurücksetzen: Artikel bei welchen das Inventar erfasst wurde, werden in grüner Schrift angezeigt. Diese Schaltfläche setzt für alle Artikel die Schrift auf Rot, damit die neu inventarisierten Artikel optisch unterschieden werden können.
   ➜ Beim Inventar gezählte Artikelanzahl über den Zahlenblock eintippen.
   ➜ Artikelanzahl vor Inventar.

Inventar-Liste erstellen

Im Inventar-Assistenten kann eine Inventarliste ausgedruckt werden. Diese Liste dient als Hilfsmittel für die Bestandsaufnahme. Durch Auswahl einer Spaltenüberschrift kann die Sortierung angepasst werden, beispielsweise nach Positionsnummer.

Inventar starten

1. Neu auswählen.
   
2. Gewünschte Artikel markieren.
3. Bestand über den Nummernblock eingeben.
4. Eingabe mit Enter bestätigen.
5. Nächste Position erfassen.

Inventar-Eingabe unterbrechen

Wird die Inventur nicht vollständig abgeschlossen, kann das Fenster geschlossen werden. Die Erfassung kann später fortgesetzt werden. Bereits inventarisierte Artikel werden grün dargestellt. Über den Filter Inventarstatus kann die Anzeige auf noch nicht inventarisierte Artikel eingeschränkt werden.

Vorlagen

1. In der Artikelübersicht können eigene Bestellvorlagen erstellt werden. Über die Symbolleiste > Lagerverwaltung wählen.
2. Wähle den Behandler aus.  
3. Um eine neue Vorlage zu erstellen, klicke auf . Das Menü, in dem Vorlagen erstellt, bearbeitet oder gelöscht werden können, wird geöffnet.
   
   ➜ Tarifplan mit diesem Artikel aufrufen.
   ➜ Artikelhistory des ausgewählten Artikels anzeigen.
   ➜ Artikelübersicht ausdrucken.
   ➜ Ausgewählte(r) Artikel zum Warenkorb hinzufügen.
   ➜ Vorlagen / Artikelauswahl hinzufügen, mutieren oder löschen.
   ➜ Zur Bestellung fällige Artikel anzeigen.
   
4. Alternativ können Vorlagen über das Kontextmenü im Treeview verwaltet werden.
   
5. Bestehende Artikel können kopiert, eingefügt oder per Drag & Drop verschoben und Vorlagen zugewiesen werden.

Hinweis:

• Wird der Packungsinhalt eines bereits verwendeten Artikels geändert, muss der Lagerbestand entsprechend angepasst werden.
• Der Inhalt des Warenkorbs bleibt erhalten, bis die Artikel bestellt oder aus dem Warenkorb entfernt werden.