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ZaWinSecureMail

Aktualisiert
Kurzbeschreibung

ZaWinSecureMail ermöglicht das sichere, verschlüsselte Versenden und Empfangen sensibler Daten (z. B. Rechnungen, Anamnesen) zwischen Praxis und Patient über den MEAG-Server. 

Inhalt: 

Voraussetzung
Aktivieren und Einrichten
Sicheres Mail versenden
Mail-Log
Rechnungen
Anamnese
Einblendfenster „Offene ZaWinSecureMails“
Antworten über ZaWinSecureMail
Diverses 

Voraussetzung

Für das Versenden verschlüsselter E-Mails ist eine aktive Registrierung des SMS-Versands über MEAG erforderlich.

  1. Prüfen, ob die Praxis bereits für den SMS-Versand über MEAG registriert ist.
  2. Falls ja, kann ZaWinSecureMail ohne weitere Einrichtung genutzt werden.
  3. Falls nein, Registrierung bei MEAG durchführen 

Aktivieren und Einrichten

Einrichtung und Aktivierung des SecureMail-Moduls in den Programmoptionen.

Menü: Allgemein > Internet eMail > Tab „ZaWinSecureMail“.

  1. Im Abschnitt TAN-Konfiguration angeben, wie viele TANs der Patient pro Mail maximal anfordern darf
  2. Voreinstellungen für Versandarten definieren (Standard-Mail, ZaWinSecureMail, etc.)
  3. Einstellungen speichern

Beispiel: 
Praxis erlaubt maximal 3 TAN-Anforderungen pro Patient und setzt ZaWinSecureMail als Standardversandart. 

Sicheres Mail versenden

Versand verschlüsselter E-Mails über den MEAG-Server direkt aus ZaWin.

  1. E-Mail-Fenster in ZaWin öffnen
  2. Oben rechts Versandart ZaWinSecureMail wählen
  3. Feld Mobilnummer erscheint – Nummer des Patienten prüfen oder eintragen
  4. Mailtext und Anhänge hinzufügen
  5. Mit OK bestätigen, um zu versenden
  1. Mail und Anhänge werden verschlüsselt auf den MEAG-Server hochgeladen. 
  1. Patient erhält ein Standard-Mail mit Link zur verschlüsselten Nachricht. 

8. Nach Eingabe des TAN (per SMS) öffnet sich das Mail im Browser. 

Tipp: Nur Mails mit Mobilnummer können per SecureMail versendet werden.

Achtung: Antwortet der Patient direkt auf das Standard-Mail (statt über Browser), wird die Antwort unverschlüsselt gesendet.

Mail-Log

Verwaltung und Überwachung gesendeter ZaWinSecureMails.

  1. In der Übersicht der gesendeten Mails wird ein offener Brief angezeigt, wenn SecureMail verwendet wurde
  1. ZaWin prüft regelmässig, ob Mails geöffnet oder Anhänge heruntergeladen wurden

  1. Mit Rechtsklick > Aktualisieren kann der Status manuell geprüft werden

  2. Doppelklick auf den Eintrag zeigt Detailinformationen

Rechnungen

Automatisierter Versand von Rechnungen über SecureMail.

  1. Option für Rechnungsversand per ZaWinSecureMail aktivieren (siehe Abschnitt 2)
  2. Beim Versand prüft ZaWin, ob eine Mobilnummer vorhanden ist
  3. Ist eine Mobilnummer hinterlegt → Versand verschlüsselt
  4. Fehlt die Mobilnummer → Versand als Standard-Mail

Anamnese

Übermittlung von Web-Anamnesen per SecureMail.

  1. In den Optionen → Anamnese den Haken bei Versand über ZaWinSecureMail setzen.

2. Beim Versand kann die letzte Anamnese mit gesendet werden (nur der/die Patient*in kann diese öffnen). 

Einblendfenster „Offene ZaWinSecureMails“

Übersicht über noch nicht abgerufene SecureMails.

  1. Fenster Offene ZaWinSecureMails öffnen.

  1. Liste zeigt alle Mails der letzten 3 Monate mit: 
  • Art (z. B. Rechnung, Anamnese) 
  • Adresstyp (z. B. Patient, Garant, Behandler) 
  1. Durch Klick auf eine Zeile → direkter Sprung zum Datensatz
  1. Mit Aktualisierungsknopf aktuelle Daten vom MEAG-Server laden

 

Antworten über ZaWinSecureMail

Ermöglicht Patienten, sicher und verschlüsselt auf Praxisnachrichten zu antworten.

  1. Beim Versand „Antwort erlauben“ aktivieren.
  1. Patient öffnet Nachricht im Browser und kann direkt antworten
  1. Bis zu 10 Dateien (z. B. Fotos, PDFs) können angehängt werden
  1. Nach Klick auf „Antwort an Praxis übermitteln“ wird alles verschlüsselt an den MEAG-Server gesendet
  1. Ungelesene Antworten sind mit einem E-Mail-Symbol mit Ausrufezeichen beim Patienten gekennzeichnet

  2. In der Mail-Liste sind offene Antworten mit grünem Balken markiert

  1. Doppelklick öffnet die Antwort und wird in einem separaten Fenster angezeigt. 
  1. Mit dem grünen Haken rechts unten wird die Antwort als gelesen markiert. 
  1. Attachments: 
  • Mit Doppelklick öffnen 
  • ein oder mehrere Attachments auswählen und den Knopf unten rechts wählen à die Bilder werden bei den Bildern und alle anderen Anhänge bei Dokumenten gespeichert. 

Diverses 

Die Möglichkeit Mails über ZaWinSecureMail zu Versenden besteht auch für Garanten, gesetzliche Vertreter, Behandler und Adressen. So können auch Informationen an andere Adressen als Patienten über ZaWinSecureMail versendet werden. Voraussetzung ist immer, dass der Empfänger ein mobiles Telefon hat und so für die Authentifizierung ein TAN zugestellt werden kann. 

Das Modul ist kostenfrei nutzbar. Der Platz auf dem Webserver wird von Martin Engineering zur Verfügung gestellt. Pro hochgeladene Mitteilung und Antwort wird ihrem SMS-Guthaben ein Punkt belastet. Das Versenden des TANs geht ebenfalls zulasten der Praxis. 

Datenschutz: Die Daten werden verschlüsselt auf dem Webserver abgelegt, sodass auch im Falle eines unerlaubten Datenzugriffs keine Informationen lesbar sind. 

Die Mails werden nach 90 Tagen automatisch von unserem Webserver gelöscht.