Kurzbeschreibung
Erweiterung zum Modul ZaWinSecureMail für den automatischen Druck und postalischen Versand von Dokumenten (z. B. Rechnungen, KVs, Mahnungen, Recallbriefe).
Inhalt:
Warum lohnt sich der Ausdruck über ZaWinSecurePrint?
Druckaufträge manuell aufbereiten
Warum lohnt sich der Ausdruck über ZaWinSecurePrint?
Dokumente wie Rechnungen, KVs, Recall, Mahnungen, die über ZaWinSecurePrint versendet werden, generieren Kosten. Bei allen Dokumenten hat der Patient die Möglichkeit diese per ZaWinSecureMail direkt online abzurufen. Nutzt ein Patient diese Möglichkeit, dann entfallen alle Druckkosten. Die Erfahrung zeigt, dass heute bereits viele Patienten die Dokumente über ZaWinSecureMail abholen (Tendenz steigend). Das heisst, dass sich die Druckkosten immer stetig verringern. In der Praxis müssen keine Rechnungen mehr gedruckt, eingepackt und auf die Post gebracht werden. So spart man nebst den Kosten dafür auch die Zeit, die das Personal braucht. Wir empfehlen diese Möglichkeit auszuprobieren und die Vorteile kennenzulernen.
Voraussetzungen prüfen
- Modul ZaWinSecureMail muss aktiv sein.
- Digitaler Briefkopf im ZaWin-System muss hinterlegt sein.
- MEAG-SMS-Versand aktivieren und ausreichend Punkte laden.
ZaWinSecurePrint aktivieren
- Menü: Einstellungen ⇾ Allgemein ⇾ Internet-E-Mail ⇾ Tab ZaWinSecureMail.
-
Falls ZaWinSecureMail inaktiv: über Aktivieren-Button einschalten.
- Danach erscheint die Option ZaWinSecurePrint.
Dokumenttypen konfigurieren
- Gewünschtes Dokument (z. B. Rechnung, Mahnung, Kostenvoranschlag) auswählen.
- Rechts Postversand aktivieren und Parameter definieren:
⇾ Drucken aktiv: Externer, physischer Versand statt lokalem Ausdruck.
⇾ Nach Tagen: Frist in Tagen bis zum postalischen Versand (oder direkt für sofortigen Druck).
⇾ Versandart: A-Post, B-Post, A-Post bestätigt oder Einschreiben.
⇾ Antwort: Patient kann über Online-Maske antworten (nur aktiv, wenn SecureMail dies unterstützt).
⇾ Farbdruck: Aktivieren, wenn Dokument farbig ausgegeben werden soll.
⇾ Adressausrichtung: Haken setzen, wenn Empfängeradresse rechts steht.
Beispiele für Einstellungen
⇾ Rechnungen / 5 Tage / B-Post:
Patient erhält SecureMail; bei Nichtabruf nach 5 Tagen automatischer Druck und Versand per B-Post.
⇾ 3. Mahnung / direkt / Einschreiben:
Dokument wird sofort gedruckt und per Einschreiben versendet; Trackingnummer in ZaWin sichtbar.
⇾ Kostenschätzungen nicht aktiv:
Alle Kostenschätzungen werden lokal gedruckt.
Ablauf von ZaWinSecurePrint
Am Beispiel einer Rechnung soll veranschaulicht werden, wie das Vorgehen ist:
⇾ Dokument wird zum Druck vorbereitet.
⇾ System prüft, ob ZaWin SecurePrint (ZSP) für die gewählte Dokumentenart aktiv ist.
⇾ Bei Aktivierung:
- Verschlüsselte Datenübertragung (AES-256-CBC) an MEAG-Server.
- Patient erhält standardisiertes E-Mail mit TAN-geschütztem Download-Link.
- Holt der Patient das Dokument fristgerecht ab, gilt es als zugestellt.
- Erfolgt kein Abruf, wird das Dokument über das Druckzentrum per Post versendet.
⇾ Rückmeldung an ZaWin über Versandstatus.
Druckaufträge manuell aufbereiten
- Symbol: Briefumschlag mit Drucker.
-
Per Rechtsklick ⇾ Ausdruck auf Drucker kann Eintrag lokal ausgedruckt werden.
- Nach Verbuchung: Reiter Gesendete Mails zeigt Status jedes Dokuments (z. B. geöffnet, gedruckt).
- Übersicht offener Einträge im Fenster ZaWinSecureMail (Eine detaillierte Beschreibung dazu findet man in der Anleitung 4.3.4 ZaWinSecureMail.)
Einträge löschen
- Beim Löschen prüft ZaWin:
⇾ Ob Patient Dokument bereits geöffnet hat.
⇾ Ob es ans Druckzentrum übermittelt wurde. - Wenn keine Zustellung erfolgte ⇾ Online-Löschung möglich.
- Falls der Patient nach der Löschung das Dokument abruft, erscheint die Meldung Dokument zurückgezogen.
So sieht es aus, wenn das Dokument (in diesem Fall eine Rechnung) gelöscht werden konnte:
Eingeschriebene Sendungen
- Bei Versandart A-Post bestätigt oder Einschreiben: automatische Trackingnummer.
- Nachverfolgung direkt über Link im gesendeten Mail möglich.
Nicht zustellbare Briefe
- Fehlermeldungen erscheinen im Fenster ZaWinSecureMail.
- Details rechts im Fehlertext sichtbar.
- Links (1) die Meldung, die von der Post zurückgegeben wurde.
- Fehler durch Klick auf Gesehen / behoben (2) bestätigen.
- Anschließend Überprüfung der Patienten- bzw. Garantenadresse empfohlen.
Adressbereich für Ausdruck
Wenn ein Dokument über das Druckzentrum ausgegeben wird, dann sollte die Adresse in einem vorgegebenen Bereich liegen. Ist das nicht der Fall, dann wird automatisch ein Deckblatt generiert, sodass die Adresse ins Fenstercouvert passt.
⇾ Adresse links: 22 mm vom linken Rand, 60 mm von oben, Größe 85,5 × 25,5 mm.
⇾ Adresse rechts: 22 mm vom rechten Rand, 66 mm von oben, Größe 85,5 × 25,5 mm.
Wir empfehlen für Rechnungen / Recalls diese Werte zu überprüfen.
Eigenes Briefpapier
Falls man Ausdrucke auf eigenes vorgedrucktes Logo-Briefpapier druckt, so kann es sein, dass das Logo angepasst werden muss. So, dass es für den Ausdruck lokal auf Papier nicht benötigt wird aber für den Ausdruck über ZaWinSecurePrint mitgedruckt werden muss.
Wir empfehlen eine Testrechnung an sich selbst zu senden via «normales Mail» oder ZaWinSecureMail und dann den Anhang zu öffnen sowie zu drucken, um zu prüfen, ob der Ausdruck mit Logo korrekt ist.
Sollte hier eine Anpassung nötig sein, gerne beim Support melden.
Kosten und Abrechnung
Die Kosten werden über die gekauften MEAG-SMS Punkte abgerechnet. Dementsprechend ist der SecurePrint nur mit aktivem MEAG-SMS Versand und aufgeladenem Punktekonto möglich.
Die Kosten für den Briefversand hängen von verschiedenen Faktoren ab und werden wie folgt berechnet (Anzahl Punkte):
⇾ Basispreis: 7.84 (für Auftrag, Couvert, Verpacken, Marke, etc.)
⇾ Normalpapier: 0.98 pro Blatt
⇾ QR-Papier: 2.94 pro Blatt
⇾ Druck s/w: 1.96 pro Seite
⇾ Druck farbig: 3.92 pro Seite
⇾ Porto A-Post: 20.02
⇾ Porto B-Post: 16.39
⇾ Porto eingeschrieben: 103.92
Kosten pro Punkt: Abhängig von der Einkaufsmenge (Preise exkl. MWST):
⇾ <5000: 7.43
⇾ <10'000: 6.96
⇾ <50'000: 6.50
⇾ <100'000: 6.03
⇾ >100'000: 5.57
Hier 2 Rechenbeispiele:
QR-Rechnung zweiseitig s/w B-Post (7.84 + 2.94 + 0.98 + 1.96 + 16.39) = 30.11 Punkte = CHF 1.82*
Recallbrief einseitig s/w (7.84 + 0.98 + 1.96 + 16.39) = 27.17 Punkte = CHF 1.64*
*: Bei einer Einkaufsmenge von 50'000 Punkten (exkl. MWST)
Die Punkte werden über das ‘SMS-Guthaben’ abgerechnet.
Diverses
ZaWinSecurePrint arbeitet direkt mit ZaWinSecureMail zusammen.
Das Modul an sich, ist kostenfrei. Der Platz auf dem Webserver wird von der Martin Engineering AG zur Verfügung gestellt. Pro versendetes Mail wird dem SMS-Guthaben ein Punkt abgezogen. Das Versenden des TANs geht ebenfalls zulasten der Praxis. Wird ein Dokument per ZaWinSecurePrint an das Druckzentrum gesendet, dann entstehen je nach Einstellungen Zusatzkosten. Diese Kosten werden über das SMS-Guthaben abgerechnet (-> Kapitel 10).
Die verrechneten Punkte pro Rechnung werden beim versendeten Mail angezeigt:
Empfehlung: Wir empfehlen dringend, dass bei den SMS-Einstellungen automatisches Laden aktiv ist und die Bestellmenge auf mindestens 10'000 oder besser 50'000 eingestellt wird. So wird der Preis pro Punkt günstiger.
Datenschutz: Die Daten werden verschlüsselt* vom ZaWin® auf den Webserver der MEAG übertragen und bleiben dort verschlüsselt gespeichert. Im Falle eines unerlaubten Datenzugriffs können keine Informationen aus den Daten gelesen werden.
Alle Daten werden spätestens nach 90 Tagen automatisch von unserem Webserver gelöscht.
Als Druckzentrum nutzen wird Pingen. Diese Firma ist in Zürich ansässig und garantiert für die Sicherheit der übermittelten Daten (Datenschutzerklärung)
* Verschlüsselungsalgorithmus: AES256-CBC, jedes Mail erhält ein eigenes Passwort
⇾ Datenübertragung und Speicherung verschlüsselt (AES-256-CBC, individuelles Passwort je Mail).
⇾ Automatische Löschung aller Daten nach 90 Tagen.
⇾ Druckzentrum = Pingen AG, Zürich, mit eigener Datenschutzerklärung.