Der Debitoren- / Buchhaltungsabschluss ist vor allem in einer Praxis, die als „Aktien Gesellschaft“ geführt wird, von grosser Bedeutung. Es kann sein, dass Jahres- und Buchhaltungsabschluss unterschiedlich sind. Ein Debitoren- Buchhaltungsabschluss bewirkt das Einfrieren der Debitoren, so dass für den gewählten Zeitraum keine Zahlungen, Rechnungen oder Stornierungen mehr ausgeführt werden können.
Inhalt:
Provisorischer Debitorenabschluss
Definitiver Debitorenabschluss
Debitorenabschluss
In der Symbolliste unter Extras > Einstellungen > Debitoren- /Buchhaltungsabschluss findet man die gewünschte Funktion.
Um die gewünschte Praxis zu wählen, muss der Button "Praxis" gewählt werden, bevor auf geklickt wird, um den neuen Abschluss zu erstellen.
Im neu geöffneten Fenster sind folgende Angaben auszufüllen:
- Unter den „Abschlussdetails“ wählt man die gewünschte Zeitperiode des Abschlusses aus.
- Hier wird bewusst das Datum der „Total erbrachten Leistungen“ geprüft und gewählt, dann klickt man auf „Berechnen“. Erst dann erscheint der Betrag der Leistungen. Wurde das Datum einmal festgelegt, muss bei einer späteren erneuten Ansicht des provisorischen Abschlusses das gleiche Datum eingegeben werden.
- Im Feld Bemerkungen, können bei Bedarf, Ergänzung / Bemerkung notiert werden.
- Zum Schluss wählt man den Behandler / die Person (in der Dropdown Liste) aus, die den Abschluss ausführt / zuständig ist.
Nachdem alle nötigen Angaben ausgefüllt wurden, kann der Debitorenabschluss provisorisch ausgeführt werden.
Provisorischer Debitorenabschluss
Alle Angaben mit bestätigen.
Ein provisorischer Abschluss der Total erbrachten Leistungen, wird gemäss dem gewünschten / eingetragenen Datum ausgewiesen.
In der Zeit bis die Buchhaltung definitiv abgeschlossen wird, können Sie noch Korrekturen an den Debitoren für den Zeitraum vornehmen.
ACHTUNG: Wurde das Datum für einen provisorischen Debitorenabschluss einmal festgelegt, muss unter „Total erbrachte Leistungen“ immer wieder das gleiche Datum eingegeben werden.
Definitiver Debitorenabschluss
ACHTUNG: Wird der Abschluss definitiv gemacht, friert der Abschluss alle Debitoren vom entsprechenden Zeitraum ein und verhindert ein Verändern einzelner Debitorenwerte.
Wir empfehlen, vor dem Debitoren- / Buchhaltungsabschluss eine Datensicherung zu erstellen.
Diese soll sicher aufbewahrt werden, bis man das Einverständnis des Treuhänders erhalten hat, dass der ausgeführte Abschluss in Ordnung ist.
Notfalls kann man anhand der Datensicherung auf den Datenstand vor dem Zeitpunkt des Debitoren- / Buchhaltungsabschluss zurückgreifen.
Wurden alle Eingaben auf Richtigkeit kontrolliert und der gewünschte Abschluss angewählt, setzt man den Haken bei
Ist ZaWin mit der Passwortverwaltung geschützt, lässt sich der Abschluss mit dem autorisierten Passwort wieder öffnen. Der definitive Abschluss sollte jedoch nur in Absprache mit dem Treuhändler entsperrt werden.
Wenn nun die Eingaben mitbestätigt werden, ist der Abschluss definitiv. Innerhalb des gewählten Zeitraums können keine Zahlungen, Rechnungen oder Stornierungen mehr erfasst werden. Die Listen verändern sich nicht mehr. Der Abschluss stimmt mit der Buchhaltung überein.