Patienten Tree / Struktur – ZaWin

Kurzbeschreibung:

Nach dem Aufruf eines Patienten wird auf der linken Seite die Patientenstruktur mit allen verfügbaren Untergruppen angezeigt. In diesen Untergruppen sind sämtliche patientenbezogenen Informationen gespeichert und können jederzeit aufgerufen werden.

Bei neu erfassten Patienten ist die Patientenübersicht zunächst leer. Mit zunehmender Nutzung werden die verschiedenen Bereiche automatisch mit den erfassten Daten gefüllt, beispielsweise mit Behandlungen, Rechnungen, Debitoreninformationen und weiteren patientenbezogenen Einträgen.

Inhalt:

Patienten Tree / Struktur bearbeiten

Definition der Formulare

Werte ausfüllen

Untergruppen – Menüs

Nach der Erfassung eines neuen Patienten sind die Symbole vieler Untergruppen zunächst grau dargestellt. Dies zeigt an, dass in diesen Bereichen noch keine Daten erfasst oder gespeichert wurden.

Das Symbol der Untergruppe Stammdaten ist bereits aktiv dargestellt, da bei der Neuerfassung des Patienten grundlegende Patientendaten gespeichert werden.
Viele Untergruppen können direkt aus der Patientenübersicht heraus aufgerufen und bearbeitet werden. So lassen sich beispielsweise Formulare erstellen, ausfüllen und anschliessend beim Patienten speichern.

Stammdaten

Unter den Stammdaten können möglichst umfassende Informationen zum Patienten erfasst und verwaltet werden. Dazu gehören unter anderem folgende Bereiche:

➜ Adressdaten: Persönliche Angaben wie Name, Adresse, Geburtsdatum, Alter, Beruf oder AHV-Nummer. Zusätzlich können Einstellungen für SMS-Terminerinnerungen sowie die Freigabe für die Online-Agenda hinterlegt werden.
➜ Angaben zur Abrechnung: Informationen wie Tarifansatz, Standardkonto für die Rechnungsstellung sowie die Zuordnung zum Behandler.
➜ Zusatzadressen: Weitere Kontaktadressen, beispielsweise des Hausarztes.
➜ Garanten: Angaben zu Rechnungsempfängern wie Privatgaranten oder Versicherungen.
➜ Eigene Felder: Individuell definierbare Informationsfelder, beispielsweise für den Zivilstand.
➜ Nationalität: Erfassung der Nationalität sowie des Ausländerstatus des Patienten.

Anamnese

Standardmässig steht in ZaWin eine Anamnesevorlage zur Verfügung. Diese kann individuell angepasst, durch eine eigene Vorlage ersetzt oder aus einer anderen Praxis importiert werden.

Das Anamnesedokument kann ausgedruckt, eingescannt oder elektronisch bearbeitet werden. Zudem besteht die Möglichkeit, erfasste Daten direkt in das System zu übernehmen.

Bemerkungen

Unter Bemerkungen können persönliche Hinweise zum Patienten hinterlegt werden, beispielsweise bevorzugte Wochentage oder Uhrzeiten für Termine. Diese Informationen dienen ausschliesslich der internen Nutzung und werden nicht auf Ausdrucken oder in der Korrespondenz ausgegeben.
Unter Cave können wichtige medizinische oder persönliche Informationen wie Allergien, Erkrankungen oder andere behandlungsrelevante Hinweise erfasst werden. Die hinterlegten Cave-Informationen werden beim Öffnen des Patientendossiers angezeigt und können auf Wunsch auch bei der Terminvergabe in der Agenda eingeblendet werden.

Behandlungen / KVs

Unter Behandlungen werden sämtliche Behandlungen des Patienten übersichtlich aufgelistet. Behandlungen und Leistungen können über den SSO-Tarifplan, die Toolbox oder den Zahnstatus erfasst werden. Bereits vorhandene Behandlungen lassen sich jederzeit bearbeiten oder löschen.

Debitoren

Unter Debitoren werden in der Gesamtübersicht sämtliche Rechnungen sowie der dazugehörige Rechnungs- und Debitorenverlauf angezeigt. Dazu gehören unter anderem Rechnungen, Vorauszahlungen, Teilzahlungen, Mahnungen, Betreibungen, Verluste und weitere debitorenrelevante Vorgänge.
Im unteren Bereich wird das Total der Liste ausgewiesen.

Recall

Das Recallwesen dient der Verwaltung und Planung periodischer Kontrolltermine für Patienten. Recall-Intervall, Recall-Dauer sowie weitere Vorgaben können individuell festgelegt werden.

Die patientenspezifischen Recall-Einstellungen stehen unter Tree > Recall > Recallvorgaben zur Verfügung und können dort erfasst oder bearbeitet werden. Jeder Recall umfasst verschiedene Angaben, beispielsweise Terminierungsdaten, Behandlerzuordnung, Behandlungsort und weitere relevante Informationen.

Termine

Im Patienten-Tree unter Termine werden alle für den Patienten erfassten Termine angezeigt. Zur Bearbeitung eines Termins kann der gewünschte Eintrag ausgewählt werden.

KG-Text

In ZaWin kann die Krankengeschichte (KG) eines Patienten direkt erfasst und verwaltet werden.

Über KG-Text > Kategorien können neue KG-Einträge erstellt werden. Bereits vorhandene Einträge werden übersichtlich und chronologisch gegliedert angezeigt.
Unter KG-Text > Formulare können Formularvorlagen erfasst, ausgefüllt und bearbeitet werden. Alle für den Patienten erstellten KG-Formulare werden übersichtlich und chronologisch gegliedert angezeigt.

Status

Der Zahnstatus bildet das Zahnschema des Patienten ab und wird durch verschiedene Tabellen für Indizes, Messwerte und Befunde ergänzt. Dank zahlreicher automatisierter Funktionen können Behandlungen und Befunde häufig mit wenigen Klicks erfasst werden.
Dabei werden gleichzeitig die Leistungen für die Honorarabrechnung oder Kostenschätzung dokumentiert sowie die Krankengeschichte nachgeführt. Der Zahnstatus kann ausgedruckt und bei Bedarf auch als Grafik in andere Dokumente übernommen werden.

Dokumente

Unter dieser Rubrik können sämtliche patientenbezogenen Dokumente verwaltet werden. Dazu gehören beispielsweise Word-Dokumente, Excel-Dateien, PDF-Dokumente, eingescannte Unterlagen sowie per E-Mail erhaltene Dokumente.

Alle Dokumente werden zunächst im Hauptordner Dokumente abgelegt und können bei Bedarf entsprechenden Unterordnern, beispielsweise KVG, Versicherung oder E-Mail, zugeordnet werden.

Bilder

Im Hauptordner Bilder stehen verschiedene Unterordner zur strukturierten Ablage von Bildmaterial zur Verfügung, beispielsweise Portrait, Intraoral, KO-Bilderbogen und Archiv.

Im Ordner Portrait kann das Patientenbild gespeichert werden, um die Identifikation des Patienten zu erleichtern. Im Ordner Intraoral werden intraorale Aufnahmen sowie Röntgenbilder abgelegt. Der Ordner KO-Bilderbogen dient der Verwaltung kieferorthopädischer Bilddokumentationen. Nicht mehr aktuelle Bilder können zur besseren Übersicht in den Ordner Archiv verschoben werden.

Pendenzen

Im Ordner Pendenzen werden sämtliche Pendenzen und Post-it-Einträge des Patienten angezeigt. Je nach gewählten Einstellungen können auch bereits erledigte oder gelöschte Einträge eingeblendet werden. Neue Pendenzen und Post-it-Einträge können direkt erfasst sowie bestehende Einträge bearbeitet werden.

Übersicht

Übersicht aller Einträge aus den Untergruppen-Menüs.

Planung

Mit dieser Funktion können Behandlungs- und Arbeitsschritte geplant und strukturiert dokumentiert werden. Dabei sind sowohl einfache Planungen, beispielsweise in Form einer Textnotiz für die nächste Sitzung, als auch umfangreiche Planungen mit Texten, Leistungen, Zahnstatus-Einträgen, Kostenvoranschlägen und Terminangaben möglich. Zudem können geplante Schritte bei Bedarf direkt in die Leistungserfassung oder in einen Kostenvoranschlag übernommen werden.

Patienten Tree / Struktur bearbeiten

Die Reihenfolge der Untergruppen im Patienten-Tree ist in ZaWin standardmässig vorgegeben.

Bei Bedarf kann die Anordnung jedoch individuell angepasst werden. Die entsprechenden Einstellungen stehen unter Extras > Optionen > Patient > Treeview zur Verfügung.
Die Anpassungen werden lokal gespeichert und gelten ausschliesslich für den jeweiligen Arbeitsplatz.
Nachdem die Einträge erfasst, an die gewünschte Position verschoben und gespeichert wurden, ist ein Neustart von ZaWin erforderlich, damit die Änderungen übernommen und im Patienten-Tree angezeigt werden.

Eigene Einträge im Treeview hinzufügen

Im Patienten-Treeview können zusätzliche eigene Einträge erstellt werden. Auf diesen Tree-Einträgen lassen sich statische Formulare hinterlegen und anzeigen. Dafür stehen zwei lokale Einträge zur Verfügung, die nur für den jeweiligen Arbeitsplatz gelten, sowie zwei globale Einträge, die auf allen Arbeitsstationen verfügbar sind.

Eigene Tree-Einträge können unter Extras > Optionen > Patient > Treeview definiert werden. Die gewünschte Bezeichnung wird in das entsprechende Textfeld eingetragen. Anschliessend können die Einträge per Drag-and-Drop oder mithilfe der blauen Pfeiltasten an die gewünschte Position innerhalb des Patienten-Trees verschoben werden.

Definition der Formulare

Die Formulare, die auf einem neu definierten Tree-Eintrag angezeigt werden sollen, können direkt beim Patienten hinterlegt werden.

Dazu wird auf den entsprechenden Eintrag mit der rechten Maustaste geklickt und das gewünschte Formular ausgewählt. Anschliessend kann das Formular auf dem Bildschirm an der gewünschten Position platziert werden.

Werte ausfüllen

Auf einem Tree-Eintrag können mehrere Formulare gleichzeitig angezeigt werden. Die eingegebenen Informationen werden automatisch gespeichert und stehen beim nächsten Aufruf der Formulare wieder zur Verfügung.

Hinweis:

Termine sollten nicht direkt im Patienten-Tree erstellt werden. Da bei dieser Erfassungsmethode keine Prüfung auf Terminüberschneidungen in der Agenda erfolgt, können Terminkollisionen entstehen. Die Terminvergabe sollte daher direkt über die Agenda vorgenommen werden.
Liegt der Zeitpunkt der ursprünglichen KG-Erfassung mehr als 48 Stunden zurück, kann der Eintrag nicht mehr direkt bearbeitet werden. In diesem Fall weist das System darauf hin, dass eine Kopie des Eintrags erstellt und der Originaleintrag als storniert gekennzeichnet wird. Die erstellte Kopie kann anschliessend vollständig bearbeitet werden. Dabei können unter anderem Datum, Behandler, Kategorie, Zahnnummer sowie der gesamte Text neu erfasst oder angepasst werden.
Bei globalen Treeview-Einträgen muss die entsprechende Option zusätzlich in den lokalen Einstellungen unter Patient > Treeview aktiviert sein, damit der Eintrag im Patienten-Tree angezeigt wird.
Formularvorlagen können direkt über das Internet heruntergeladen werden. Hierfür steht unter Extras > MEAG Datenträger einlesen > Internet > Formulare herunterladen die entsprechende Funktion zur Verfügung. Es werden ausschliesslich Formularvorlagen angezeigt, die in der aktuell gewählten Sprache verfügbar sind.