Kurzbeschreibung:
Diese Beschreibung erläutert den vollständigen Ablauf von der Erstellung der Excel-Datenquelle bis zum fertigen Serienbrief. Für die Datenbereitstellung stehen zwei Wege zur Verfügung. Wähle genau einen davon und führe anschliessend den gemeinsamen Word-Ablauf aus.
Inhalt:
Excel-Datenquelle erstellen
Entweder Variante A oder Variante B auswählen. Die anschliessenden Schritte in Excel und Word nur einmal durchführen.
Variante A: Direkter Export aus der Adressverwaltung
- Unter Extras > Option wählen.
- Die lokalen Einstellungen wählen und Microsoft Excel aktivieren.
-
Adressen > Andere Adressen öffnen.
- Nach der Funktion Behandler Arzt suchen, um die behandelnden Ärzte anzuzeigen.
- Die angezeigte Liste prüfen und auf Nach Excel exportieren klicken. Excel öffnet sich automatisch.
Variante B: Export über List & Label
-
Ausdruck/Vorlagen öffnen.
- Mit der rechten Maustaste auf die passende Vorlage klicken und Einstellungen auswählen.
- Unter Microsoft Excel die Felder auswählen, die für den Serienbrief benötigt werden.
- Unter Drucken Assistent die Druckumleitung aktivieren.
- Die Liste erstellen oder die angepasste Liste auswählen. Dem Assistenten folgen, bis die Excel-Datei erstellt wurde.
Excel-Datei prüfen und bereinigen
- Die erstellte Excel-Datei an einem Ort speichern, auf den beim Seriendruck wieder zugegriffen werden kann.
- Prüfen, ob jede Spalte eine eindeutige Überschrift hat und alle benötigten Felder vorhanden sind.
- In Excel den Reiter Daten öffnen und Duplikate entfernen auswählen.
- Die Spalten markieren, anhand derer doppelte Empfänger erkannt werden sollen, und die Auswahl bestätigen.
- Die bereinigte Liste kontrollieren und die Datei speichern.
Serienbrief in Word erstellen
- Die Word-Vorlage für den Serienbrief öffnen.
- Den Reiter Sendungen öffnen und Seriendruck starten > Seriendruck-Assistent mit Schritt-für-Schritt-Anweisungen auswählen.
- Im Assistenten Vorhandene Liste verwenden auswählen und die Auswahl der Datenquelle öffnen.
- Die zuvor gespeicherte Excel-Datei auswählen und auf Öffnen klicken.
- Bei Bedarf das richtige Arbeitsblatt auswählen. Bestätigen, dass die erste Datenzeile Spaltenüberschriften enthält.
- Die Datensätze in der Empfängerliste prüfen und die Auswahl bestätigen.
- Den Cursor an die gewünschte Position in der Vorlage setzen.
- Unter Sendungen > Seriendruckfeld einfügen die benötigten Felder auswählen, zum Beispiel Name, Vorname, Adresse, PLZ und Ort.
- Auf Vorschau Ergebnisse klicken und mehrere Datensätze prüfen. Die Seriendruckfelder müssen durch die tatsächlichen Empfängerdaten ersetzt werden.
- Fertig stellen und zusammenführen auswählen. Anschliessend ein Einzeldokument erstellen oder die Serienbriefe direkt ausdrucken.
Qualitätskontrolle
Vor dem Abschluss folgende Punkte prüfen:
➜ Jeder Empfänger ist nur einmal in der Excel-Datei enthalten.
➜ Alle benötigten Spaltenüberschriften sind vorhanden und eindeutig.
➜ Die Seriendruckfelder stehen an der richtigen Position in der Word-Vorlage.
➜ In der Vorschau werden keine leeren oder falsch zugeordneten Adressbestandteile angezeigt.
➜ Mehrere Datensätze wurden vor dem Zusammenführen geprüft.
➜ Die verwendete Excel-Datei und das Ergebnis wurden gespeichert.
Tipps:
➜ Der Excel-Export fehlt oder funktioniert nicht: In den lokalen Einstellungen prüfen, ob Microsoft Excel aktiviert ist.
➜ Benötigte Felder fehlen: Die List-&-Label-Einstellungen erneut öffnen und die Feldauswahl unter Microsoft Excel ergänzen.
➜ Word zeigt weiterhin Feldnamen an: Vorschau Ergebnisse aktivieren und prüfen, ob die Excel-Datei korrekt als Datenquelle verbunden ist.
➜ Empfänger erscheinen mehrfach: Die Datenquelle in Excel öffnen und Daten > Duplikate entfernen erneut ausführen.