Kurzbeschreibung:
Die Schulabrechnung in ZaWin umfasst die Definition der Abrechnungsart, den gemeinsamen Abschluss von Schulbehandlungen sowie die Vorbereitung, den Druck und die Verbuchung von Einzel-, Sammel- und Pflichtleistungsrechnungen. Berücksichtigt wird zudem die Zuordnung von Tarifpositionen zu den Schulgruppen Orthodontie und Konservierend.
Inhalt:
Abrechnungsgrundlagen festlegen
Alle Schulbehandlungen abschliessen
Pflichtleistungsrechnungen vorbereiten
Rechnungen drucken und verbuchen
Abrechnungsgrundlagen festlegen
- Freischaltung der Zusatzoption Schule prüfen. Für die Definition und Übertragung des Schulmoduls bei Bedarf Unterstützung der Martin Engineering AG einholen.
- Schuldefinition für jede Gemeinde so festlegen, dass Rechnungsempfänger, Rechnungsart, Einzahlungsschein, Kontierung und Kostenaufteilung den vereinbarten Vorgaben entsprechen.
- Folgende Abrechnungsfragen mit der zuständigen Stelle der Gemeinde klären:
➜ Werden die Leistungen vollständig den Eltern verrechnet?
➜ Übernimmt die Gemeinde sämtliche Leistungen?
➜ Benötigt die Gemeinde eine Auflistung der erbrachten Leistungen?
➜ Werden nur die Untersuchungen der Gemeinde und die übrigen Leistungen den Eltern verrechnet?
➜ Müssen konservierende und orthodontische Leistungen auf separaten Rechnungen erscheinen?
➜ Sind Abzüge für die Alters- und Hinterlassenenversicherung oder die Invalidenversicherung vom gesamten Rechnungsbetrag erforderlich? - Schulgemeinde unter Adressen > Garanten > Schulen erfassen.
- Falls erforderlich, einen Klassen-Reihenuntersuch durchführen und die daraus entstandenen Behandlungen vor der Abrechnung abschliessen.
Alle Schulbehandlungen abschliessen
- In der Symbolleiste AddIns > Schule > Alle Schulbehandlungen abschliessen auswählen. Den Vorgang alternativ über die Schaltfläche Schule öffnen.
- In der Sicherheitsfrage Ja auswählen, um einen bestimmten Schulgaranten zu berücksichtigen. Nein auswählen, um alle Schulgaranten einzubeziehen.
- Bei der Abrechnung eines bestimmten Schulgaranten das Register Schulen öffnen und die gewünschte Schulgemeinde auswählen. Das Auswahlfenster stellt zusätzlich folgende Funktionen bereit:
- Sicherheitsfrage zum Abschluss der Schulbehandlungen mit Ja bestätigen.
- Abschlussmeldung mit OK bestätigen.
Einzelrechnungen vorbereiten
Einzelrechnungen enthalten alle Leistungen und werden gemäss Schuldefinition mit oder ohne Einzahlungsschein erstellt. Der Versand erfolgt direkt oder über die Schule an die gesetzlichen Vertreter. Teilbeträge können direkt und Restbeträge über eine Sammelrechnung abgerechnet werden.
- Vorbereitungsliste über AddIns > Schule > Vorbereitungsliste Einzelrechnungen öffnen.
- Die Felder Datum per, Leistungen bis und Vorabrechnung festlegen. Bei Ratenrechnungen zusätzlich Ratenrechnungen aktivieren und den Mindestbetrag in Schweizer Franken eintragen.
- Gewünschten Filter auswählen: ohne zusätzlichen Filter, einzelne Patienten, einzelne Garanten, Patienten einzelner Zahnärzte oder Patienten einzelner Dentalhygieniker beziehungsweise Prophylaxeassistenten.
- Bei einer Gemeinschaftspraxis die gewünschte Praxis auswählen und unter Sortierung den Garantennamen festlegen.
- Vorbereitungsliste anzeigen, prüfen und bei Bedarf drucken.
- Rechnungslauf über AddIns > Schule > Einzelrechnung drucken öffnen.
Druckdatum, Konto, Anzahl Kopien, Buchungstext und Sortierung festlegen. Bei Bedarf ohne Praxis-Konto aktivieren.
- Stichtag im Feld Schulrechnungen per festlegen. Vorabrechnung, Ratenrechnungen, Ratenbetrag beziehungsweise Leistungsdatum, Filter und Praxis nach Bedarf einstellen.
- Einstellungen bestätigen und zum Rechnungslauf wechseln.
Sammelrechnungen vorbereiten
Sammelrechnungen führen die Schüler mit Namen und Betrag der jeweiligen Einzelrechnung auf und werden direkt an die Schule gesendet. Die Bearbeitung ist erst nach dem Druck und der Verbuchung der Einzelrechnungen möglich.
- Vorbereitungsliste über AddIns > Schule > Vorbereitungsliste Sammelrechnungen öffnen.
- Auswahlkriterien festlegen, bei einer Gemeinschaftspraxis die gewünschte Praxis auswählen und unter Sortierung den Garantennamen einstellen.
- Vorbereitungsliste je Schulgemeinde prüfen und bei Bedarf drucken.
- Eine Rechnung pro Gemeinde oder Schule über AddIns > Schule > Sammelrechnung drucken vorbereiten.
- Bereits festgelegte Druckeinstellungen übernehmen und bei Bedarf anpassen.
- Prüfen, ob nur gedruckte und verbuchte Einzelrechnungen in den Rechnungslauf gelangen. Filter und Praxis nach Bedarf festlegen.
- Sammelrechnungen für die einzelnen Garanten beziehungsweise Schulgemeinden getrennt ausgeben, um die Übersicht über Schüler und Anzahl zu erleichtern.
Pflichtleistungsrechnungen vorbereiten
Pflichtleistungsrechnungen enthalten alle von der Gemeinde übernommenen Leistungen und Medikamente, beispielsweise Reihenuntersuchungen oder Röntgenbilder einer Abschlussklasse. Die Rechnung wird an die Schule adressiert und kann erst nach Druck und Verbuchung der Einzelrechnungen ausgelöst werden.
- Vorbereitungsliste über AddIns > Schule > Vorbereitungsliste Pflichtleistungsrechnungen öffnen.
- Ohne zusätzlichen Filter alle Pflichtleistungsrechnungen aufbereiten oder gezielt einzelne Schulgemeinden auswählen. Weitere Filter, Praxis und Sortierung nach Bedarf festlegen.
- Rechnungslauf über AddIns > Schule > Pflichtleistungsrechnungen drucken öffnen und die vordefinierten Druckeinstellungen prüfen.
Rechnungen drucken und verbuchen
- In der Druckübersicht die für den Rechnungslauf bereitgestellten Einträge prüfen und den gewünschten Eintrag markieren.
- Nicht benötigte Einträge deaktivieren oder die Druckvorschau öffnen.
- Freigegebene Einzel-, Sammel- oder Pflichtleistungsrechnungen über das Drucksymbol ausgeben.
- In der Verbuchungsübersicht die Druckqualität prüfen. Fehlerhaft gedruckte Rechnungen deaktivieren und erneut ausgeben.
- Korrekt gedruckte Rechnungen über das Verbuchungssymbol verbuchen.
- Journal der verbuchten Rechnungen auf Vollständigkeit und korrekte Zuordnung prüfen.
Tarifplan anpassen
Tarifplan nur anpassen, wenn orthodontische und konservierende Rechnungen getrennt erstellt werden. Die Schulgruppe bestimmt, welcher Abrechnungsgruppe eine Tarifposition zugeordnet wird.
- Tarifplan über Extras > Einstellungen > Tarifplan / Medikamente mutieren öffnen.
- Links Diverses auswählen und die gewünschte Leistung markieren.
- Unter Schulgruppe die Zuordnung Orthodontie oder Konservierend festlegen und die Änderung mit dem grünen Bestätigungssymbol speichern.
- Falls für die getrennte Abrechnung eine neue Tarifposition erforderlich ist, Bezeichnung öffnen und das Symbol zum Hinzufügen einer Position auswählen.
- Unter Nummer die neue Positionsnummer und unter Nummer gedruckt dieselbe Nummer mit Dezimalpunkt eintragen. Die deutsche Leistungsbezeichnung, die Punkte unter Abrechnung und die Schulgruppe unter Diverses festlegen.
- Neue Position speichern.
Bei der Leistungserfassung die zur Behandlung passende Position verwenden. Eine Position wie 5.0500 ausschliesslich der Gruppe Orthodontie zuordnen und für konservierende Behandlungen weiterhin die Position 4.0500 verwenden.
Wichtig
- DENTOTAR lässt keine zusätzlichen Positionen im Nummernbereich 4.XXXX zu. Deshalb erscheint auf der Orthodontie-Rechnung eine Position im Bereich 5.XXXX.
- Abgeschlossene Leistungserfassungen zuerst als Einzelrechnungen drucken und verbuchen. Erst danach Sammel- oder Pflichtleistungsrechnungen erstellen.