FiBu-Schnittstellen in ZaWin: Zahlungen als Buchungen, die von den verschiedenen Buchhaltungsprogrammen ins ZaWin übertragen werden müssen. Es gibt zwei verschiede Möglichkeiten: Konti ohne Debitoren Zahlungen und alle Konti mit Debitoren Zahlungen. Man sollte sich auf eine Variante festlegen.
Inhalt:
Globale Einstellungen - FiBu aktivieren
Lokale Einstellungen - FiBu aktivieren
Globale Einstellungen - FiBu aktivieren
Über Extras > Optionen global > Rechwesen > Finanzbuchhaltung bei Aktive Finanzbuchhaltung RSA 3000 - Rüegger Soft AG wählen. Hier beachten, dass die Einstellungen gespeichert und ZaWin neu gestartet werden muss für die Aktivierung.
Allgemein
Aus der Auswahl der Finanzbuchhaltungsprogramme, das gewünschte Programm wählen.
Die Schnittstellen zu RSA, Sage, Abacus und Winbiz sind kostenpflichtig.
Allgemein - zur ausgewählten Finanzbuchhaltung
Das aktuelle Geschäftsjahr, das Honorarkonto und den Zusatz im Buchungstext eingeben.
Die Checkbox wählen, in welcher Form die Daten übertragen werden sollen.
Je nach dem welches Programm gewählt wurde, ist der Dateiname bereits ausgefüllt oder kann auch selber eingetragen werden.
Wichtig: Nach den Eingaben der FiBu Grundeinstellungen muss ZaWin neu gestartet werden.
Lokale Einstellungen - FiBu aktivieren
Um den Pfad in den lokalen Einstellungen zu definieren, auf Extras > Optionen lokal > Rechwesen > Finanzbuchhaltung navigieren.
Wichtig: Diese Einstellungen sind lokal und müssen an jedem Arbeitsplatz vorgenommen werden.
Pfad der Datei
Pfad eingeben, auf welchem die Datei gespeichert werden soll. Hier werden die Übergabedateien abgespeichert, welche dann vom jeweiligen FiBu Programm eingelesen werden. Befindet sich das Buchhaltungsprogramm nicht auf dem selben PC wie ZaWin, muss beim Pfad der Dateien ein Laufwerk, auf dem beide PCs Zugriff haben, eingegeben werden.
FiBu Programm
Pfad für das FiBu Programm
Journal
Auswählen, wie das Journal angezeigt werden soll (auf Bildschirm anzeigen, ausdrucken, etc.)
Wichtig: Nach den Eingaben der lokalen Einstellungen, muss ZaWin neu gestartet werden.
Finanzbuchhaltung
Sobald die Finanzbuchhaltung in ZaWin aktiviert wurde, bestehen verschiedene Möglichkeiten die FiBu Daten zu übertragen. In der Symbolleiste unter Rechnungswesen > FiBu Daten übertragen oder im Menü direkt auf das Icon klicken.
Konti verwalten
Bei jedem Konto muss eine FiBu-Kontonummer eingetragen sein. Diese muss mit der Kontonummer im FiBu-Programm übereinstimmen. Der Kontoplan sollte vorgängig mit dem Buchhalten / Treuhänder abgeklärt werden.
Sind nicht bei allen Konto, die FiBu-Kontonummern eingetragen, erscheint die rosa Fehlermeldung.
Diese verschwindet, sobald bei allen Konti die FiBu Konto Nr. eingetragen wurden.
Sind noch keine Konti für Verlustbuchungen und MwSt. eröffnet worden, erscheint die gelbe Fehlermeldung. Diese verschwindet, sobald diese zwei Konti eröffnet wurden.
Um die FiBu Kontonummern in der Finanzbuchhaltung zu ergänzen, können die Kontoeinstellungen über aufgerufen werden.
Auf klicken, um ein neues Konto zu eröffnen und auf
klicken, um das Konto zu bearbeiten.
Nummer - FiBu Konto
Wenn möglich, sollten immer die gleichen Kontonummern verwendet werden, damit die Nummern nicht unübersichtlich werden und die Führung der Kontoübersicht erschwert wird.
Einzelne Konti können fakultativ von der FiBu-Übertragung ausgeschlossen werden, indem die Checkbox unterdrücken aktiviert wird.
Mehrwertsteuer verwalten
Sofern die MwSt.-Option aktiviert ist, muss jeder einzelne MwSt.-Satz einen FiBu-Code besitzen. Es muss auch ein Eintrag mit dem Satz vom 0% definiert sein. Die Einstellungen werden über aufgerufen.
Die Mehrwertsteuer wird zusammen mit der Zahlung (ohne Debitoren) oder mit der Rechnung (mit Debitoren) übertragen.
Bei Stornierungen wird die Buchhaltung immer genau gleich, aber mit umgekehrten Vorzeichen der Beträge durchgeführt.
Es können auch Sammelbuchung gruppiert nach Konto durchgeführt werden. Bei Behandlungen mit mehreren MwSt.-Codes (z.B. 8% und 0%) werden im Abacus immer Sammelbuchungen erstellt.
FiBu Übertrag
Sofern nicht alle oben erwähnten Einstellungen korrekt vorgenommen wurden, kann keine FiBu Übertragung durchgeführt werden.
Empfehlenswerte Einstellungen / Konto verwalten
Die Spezialkonten für Mahnungen und Verlustbuchungen sollten definiert sein. Falls die MwSt. -Option aktiv ist, sollte auch ein MwSt.-Spezialkonto definiert werden.
Optionen > Rechwesen > Finanzbuchhaltung
Falls die Debitoren (Rechnungen) auch übertragen werden sollen, muss die Zusatzoption erworben werden.
In den Optionen kann die Checkbox Debitoren übertragen gewählt werden. Es muss aber zusätzlich ein Debitorenkonto (Übergangskonto) definiert werden.
Sonderwünsche / Behandler mutieren bzw. Tarifplan mutieren
Falls die Rechnungen auch übertragen werden, können diese auf mehrere Ertrag-Konto aufgeteilt werden. Diese kann man nach Behandler (FiBu Konto unter Diverse Angaben) oder nach Tarifplangruppen (FiBu Konto und Diverses) frei aufteilen. Nicht zugeteilte Behandler / Leistungen werden auf das allgemeine Ertragskonto gebucht.
Sind alle nötigen Angaben korrekt eingetragen, kann die gewünschte Datenübertragungsform aktiviert werden.
Kassabuchdaten können zu den runden Checkboxen zusätzlich aktiviert werden.
Alle neuen Daten übertragen
Es werden alle noch nicht übertragenen Daten übertragen.
Alle neuen Daten bis zu einem Datum übertragen
Es werden alle noch nicht übertragenen Daten, die älter sind, als das gewählte Datum, überträgen.
Alle Daten eines Zeitraums übertragen
Es werden alle Daten eines Zeitraums übertragen, unabhängig davon, ob sie bereits übertragen wurden. Die Buchungen werden nicht als Übertragen markiert.
Bereits übertragene Daten nochmals übertragen
Es werden alle Daten einer Übertragung nochmals übertragen
Kassabuchdaten übertragen
Daten aus dem Kassabuch (mit Debitoren von anderen Konti) werden an die FiBu übertragen.
Nur Kassabuchdaten übertragen
Es werden nur die Einträge aus dem Kassabuch übertragen (nur manuelle Einträge und Barzahlungen).
Alle Daten werden aufbereitet, sobald die Sicherheitsfrage bestätigt wird
Hat es für den gewünschten Zeitraum / für das gewünschte Datum keine Daten, wird man durch das Pop-Up darauf aufmerksam gemacht.
Wurden die Daten erfolgreich übertragen, erscheint eine Bestätigung des Übertrags. Sollte die Übertragung fehlschlagen, wird auch dies gemeldet durch ein Pop-Up-Fenster.