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Agenda-Grundfunktionen

Aktualisiert

Inhalt:

Tagesplan aktivieren

Neue Agendaansicht erstellen

Tagesplan pro Behandler

Tagesplan pro Behandlungsort

Anzeige und Filterung

Darstellungsoptionen

Pausen und Arbeitszeiten

Filter der Terminkategorien / Bemerkung

Behandlungsorte verwalten

Agendaansicht löschen

Agenda starten

Tagesplan-Kurzwahltasten

Optionen der Agendaansicht

Übersicht Agenda / Behandlerauswahl

Wartezimmer Tagespatienten

Symbolleiste mutieren

Arbeitsplan (aus PDF ergänzt)

Google Kalender Synchronisation (optional)

Tagesplan aktivieren

Kurzbeschreibung:
Aktiviert die Agenda-Funktion in ZaWin. Nur bei aktiviertem Tagesplan können Termine angezeigt oder geplant werden.

  1. Menü Extras > Optionen > Optionen > Tagesplan öffnen



  2. Checkbox Tagesplan aktivieren anklicken.

  3. Mit    bestätigen.

Wichtig:

  • Ohne aktivierten Tagesplan kann keine Agendaansicht erstellt werden.

    Neue Agendaansicht erstellen

    Kurzbeschreibung:
    Erstellt eine neue Agendaansicht für Behandler oder Behandlungsorte als Grundlage der Terminplanung.
     

  1. Menü Agenda > Neue Agendaansicht erstellen öffnen.

  2. Bestehende Ansicht als Vorlage wählen oder neue erstellen.

  3. Bezeichnung vergeben (z. B. „Behandler Müller“ / „OP EG“).

  4. Entscheiden, ob die Ansicht

    1. pro Behandler oder

    2. pro Behandlungsort erstellt wird.

  5. Behandlungsort definieren – Pflicht, auch bei Behandleransichten.

  6. Arbeitszeitraum und Zeitraster (z. B. 15 min) wählen.

  7. Darstellung (horizontal / vertikal) festlegen.

  8. Mit blauem Doppelpfeil bestätigen, um die Ansicht zu speichern.

Wichtig:

  • Jede Agendaansicht legt Layout, Raster und Darstellungsoptionen fest.

  • Einstellungen werden lokal je Arbeitsplatz gespeichert.

Tagesplan pro Behandler

Kurzbeschreibung:
Zeigt die tägliche Terminbelegung pro Behandler mit individuellen Arbeitszeiten, Zeitrastern und Darstellungsoptionen.

  1. Menü Agenda > Neue Agendaansicht > Tagesplan pro Behandler öffnen.

  1. Bezeichnung der Ansicht vergeben.

  2. Definierter Behandler auswählen (Standard: Default).

  3. Arbeitszeitrahmen (Beginn – Ende) definieren. 

    • Diese Zeit definiert den in der Agenda sichtbaren Zeitraum. Mit aktiviertem Haken „Anzeigen Arbeitszeit“ wird nur dieser Bereich (z. B. 08:00–18:00 Uhr) angezeigt, der Rest ausgeblendet. Empfohlen: Öffnungszeit der Praxis + 1 Stunde, um auch vor Öffnung Einträge wie Papiersammlung zu erfassen. Nicht zu verwechseln mit der persönlichen Arbeitszeit.

  4. Minimale Termindauer (z. B. 15 min) und Darstellungsmodus wählen.

  5. Mit blauem Doppelpfeil speichern.

Wichtig:

  • Nur mit hinterlegtem Behandlungsort erscheinen Termine in allen Ansichten.

  • Kalender springt beim Wechsel automatisch auf heute.

  • Einstellungen gelten lokal.

Tagesplan pro Behandlungsort

Kurzbeschreibung:
Zeigt Termine nach Behandlungsräumen, z. B. zur Raumplanung oder OP-Auslastung.

  1. Menü Agenda > Neue Agendaansicht > Tagesplan pro Behandlungsort öffnen.

  2. Bezeichnung vergeben (z. B. „OP“).

  3. Def. Behandlungsort kann auf Default belassen werden.

  4. Arbeitszeitraum und Zeit­raster festlegen.

  5. Darstellung prüfen und Agenda via speichern.

Praxistipps:

  • Das Erfassen und Ändern von Terminen ist nur über Termin Fenster möglich
  • Falls Sie hier keine Behandlungsorte zur Auswahl haben, müssen Sie diese noch unter Agenda -> Behandlungsorte verwalten erfassen

Anzeige und Filterung

Kurzbeschreibung:
Steuert, welche Behandler in der Agenda angezeigt werden und in welcher Reihenfolge.
 

  1. Alle Behandler anzeigen aktivieren für Gesamtübersicht.

  2. Behandlerauswahl anzeigen, um einzelne Behandler ein-/auszublenden.

  3. Reihenfolge mit Pfeil / anpassen.

  4. Nur aktive Behandler aktivieren.

  5. Wenn "Alle" als Vorgabe wählen aktiviert wird, werden automatisch alle aktivierten Behandler angezeigt.

Wichtig:

  • Im Hauptfenster sind alle Behandler sichtbar, die im Tagesplan aktiviert werden.

  • Änderungen an Reihenfolge oder Auswahl wirken sofort.

Darstellungsoptionen

Kurzbeschreibung:
Steuert die visuelle Darstellung der Agenda – Zeitraster, Farben, Ansichtsarten, Warteräume und Symbole.
 

  1. Zeitraster anpassen (z. B. 10, 15 oder 30 Minuten).

  2. Festlegen ob der Tagepslan einen Tag, die ganze Woche oder die Arbeitswoche (Mo-Fr) anzeigen soll.
  3. Die Grösse des Zeitrasters legt fest, wie viele Informationen des Termines sichtbar sein werden. 
  4. Hintergrund der Spalten legt fest, ob dieser die farbliche Kennzeichnung des Behandlers bzw. Behandlungsortes erhalten soll.
  5.  Kann hier nicht ausgewählt werden
  6. Soll das Wartezimmer angezeigt werden, wenn ja, welches (Wartezimmer verwalten, falls mehrere vorhanden sind.)
    1. Öffnen Sie Menü Agenda > Warteräume verwalten.

    2. Räume / Etagen anlegen und Behandler zuweisen.

  7. Ansichtsart der Termine festlegen, Symbole Horizontal/Vertikal oder ähnlich wie Outlook
  8.  Inhalt der 1. und 2. Zeile des Termines festlegen. I.d.R. 1. Zeile Patient 2. Zeile Terminbeschreibung.
  9. Darstellung Patient: Sichtbare Informationen des Patientes wählen.
  10. Zwischenräume platzsparend aktivieren, um Textfläche zu vergrössern.
  11. Grosse Symbole (Icons oberhalb der Agenda) aktivieren, wenn gewünscht.

Wichtig:

  • Einstellungen gelten lokal pro PC und müssen je Arbeitsplatz gesetzt werden.
  • Sämtliche Einstellungen können zu späterem Zeitpunkt noch angepasst werden.
  • Die Auswahl der Warteräume zu definieren kann die Patientenzuweisung erleichtern, wenn man z.B. eine Zweistöckige Praxis hat. Falls Sie noch keine Warteräume zur Auswahl haben, müssen diese zuerst erfasst werden.

Pausen und Arbeitszeiten

Kurzbeschreibung:
Definiert Arbeitszeiten und Pausen im Tagesplan – global oder individuell je Behandler.
 

  1. Pausenzeiten der Praxis eintragen
  2. Pausen gelten global für alle Behandler; individuelle Pausen werden separat im Behandler gesetzt.
  3. Grafischen Editor verwenden, um Pausenzeiten visuell zu markieren.
  4. Pausen erscheinen als farbige Balken im Hintergrund des Tagesplans.
  5. Für die Online-Agenda müssen Arbeitszeiten im Arbeitsplan erfasst werden, damit Behandler angezeigt werden können
  6. Beim Wechsel zwischen Behandler-Ansichten springt Kalender automatisch auf heute.
  7. Nur Behandler mit aktiven Arbeitstagen (Adresen -> Behandler -> Arbeitstage) werden angezeigt.

Filter der Terminkategorien / Bemerkung

Kurzbeschreibung:
Filtert Termine nach Kategorien und ermöglicht interne Bemerkungen zur Agendaansicht.

  1. Checkbox Nur Termine folgender Kategorien anzeigen aktivieren.

  2. Gewünschte Kategorien auswähle

  3. Bemerkung für diese Agendaansicht eintragen.

  4. Erstellen der Agendaansicht beenden.

Wichtig:

  • Bei aktivierten Filter: Wurden nicht alle Kategorien aktiviert, so werden die Termine der nicht aktivierten Kategorien im Tagesplan auch nicht angezeigt
  • Bei nicht aktiviertem Filter, werden alle Termine angzeigt.
  • Bemerkungen dienen nur für interne Notizen und werden nirgends vermerk

Praxistipp:
Für Schulungs- oder Spezialräume kann ein eigener Kategorie-Filter helfen, Übersicht zu behalten.

Behandlungsorte verwalten

Kurzbeschreibung:
Verwaltet Räume, Farben, Symbole und Standorte der Praxis.

  1. Menü Agenda > Behandlungsorte verwalten öffnen.

  2. Auf klicken.

  3. Felder ausfüllen:

    • Bezeichnung (z. B. „OP 1“)

    • Initialen (z. B. „Z1“)

    • Symbol auswählen

    • Farbe definieren

    • Bemerkung (optional)

    • Standort festlegen (falls in Lizenz aktiv) ⇾ diese Option im Testsystem nicht vorhanden?

  4. Mit grünem Haken speichern.

  5. Falls eine Anpassung / Bearbeitung des Behandlungsortes erforderlich ist, wählen Sie den gewünschten Behandlungsort aus und Anpassung kann durchgeführt werden. Anschliessend mit grünem Haken speichern.

  6. Mit kann ein Behanldungsort entfernt werden.

Wichtig:

  • Initialen erscheinen im Kopf des Tagesplans.

  • Farben erleichtern visuelle Zuordnung.

  • Standort ist Pflicht bei Multi-Standort-Praxen.

Praxistipp:
Für eine klare Übersicht in grösseren Einrichtungen Farben nach Etage oder Raumtyp vergeben.

Agendaansicht löschen

Kurzbeschreibung:
Löscht nicht mehr benötigte Agendaansichten aus dem System.

  1. Datei > Agendaansicht löschen öffnen.

  2. Zu löschende Ansicht auswählen.

  3. Sicherheitsabfrage bestätigen.

  4. Ansicht wird entfernt.

Wichtig:

  • Nur löschen, wenn Ansicht wirklich nicht mehr benötigt wird.

  • Termine aus gelöschten Ansichten bleiben erhalten, erscheinen aber als „ohne Behandlungsort“ und müssen manuell neu zugeordnet werden.

Agenda starten

Kurzbeschreibung:
Startet die Agenda-Funktion innerhalb von ZaWin und öffnet den aktuellen Tagesplan.

  1. In der ZaWin-Symbolleiste auf das Agenda-Icon klicken oder  AddIns > Agenda > Praxis wählen.
  2. Falls nicht gewünscht, Kalender / Wartezimmer am rechten Rand ein- / ausblenden.

Wichtig:

  • Beim Start wird automatisch die zuletzt geöffnete Agendaansicht geladen.

  • Änderungen an Raster / Darstellung bleiben pro Arbeitsplatz gespeichert.

Praxistipp:
Wenn mehrere Ansichten vorhanden sind, die gewünschte Ansicht über das Menü Datei > Ansicht wählen auswählen, bevor Termine geöffnet werden.

Tagesplan-Kurzwahltasten

Kurzbeschreibung:
Ermöglicht schnellen Zugriff auf häufige Termin- und Agenda-Funktionen.
 

Tastenkombination Funktion
F2 Neuen Termin öffnen
F3 Freien Termin suchen
F4 Ausgewählten Termin bearbeiten
Ctrl + E Warteliste anzeigen
Ctrl + D Termin drucken
Ctrl + I Termin-Informationen anzeigen
Ctrl + L Termin-Log (Privattermine)
Ctrl + P Alle Termine eines Patienten
Ctrl + S Termin suchen
Ctrl + W Termin ins Wartezimmer legen

Wichtig:

  • Mit F5 Agenda aktualisieren, um Doppelbuchungen zu vermeiden.

  • Tastenkürzel gelten nur, wenn die Agenda aktiv ist.

Optionen der Agendaansicht

Kurzbeschreibung:
Ermöglicht Anpassung der Anzeige- und Funktionsoptionen der aktuellen Agendaansicht.

  1. Menü Agenda > Praxis wählen.

  2. Anzeigeoptionen anpassen:
     – Raster (5–30 min)
     – Symbole (Gross / Klein)
     – Farbdarstellung (Behandler / Raum)
     – Standard-Zoom und Schriftgrösse

  3. Änderungen mit OK speichern.

Wichtig:

  • Einstellungen gelten nur für den aktuellen Arbeitsplatz.

  • Anpassungen wirken sofort.

Praxistipp:
Für eine einheitliche Darstellung empfiehlt sich, die wichtigsten Parameter (Raster, Farben) teamweit abzustimmen.

Übersicht Agenda / Behandlerauswahl

Kurzbeschreibung:
Zeigt alle oder ausgewählte Behandler in der Agenda an.
Standardmässig sind alle Behandler sichtbar.
 

  2. Menü Datei > Einstellungen dieser Agendaansicht > Behandler öffnen.

  3. Behandler auswählen, die angezeigt werden sollen.

  4. Ansicht speichern (blauer Doppelpfeil).

  5. Über Symbolleiste zwischen Gesamt- und Einzelansicht wechseln.

Agenda-Symbole erklärt:

Symbol Funktion
Bild 1 Agendaansicht öffnen
Bild 2 Synchronisation mit Google, falls aktiviert
Bild 3 Agenda drucken
Bild 4 Agenda schliessen

Termine in der Agenda Bearbeiten

  • BILD 1: Den Markierten Termin bearbeiten
  • BILD 2: Den markierten Termin drucken
  • BILD 3: Den markierten Termin als erledigt markieren
  • BILD 4: Den Patienten des markierten Termins aufrufen
  • BILD 5: Termin ausschneiden
  • BILD 6: Termin kopieren
  • BILD 7: Termin einfügen
  • BILD 8: Termin löschen

Termin in der Agenda erstellen, suchen

  • Bild 1: Neuer Termin erstellen
  • Bild 2: Neue Termine mit suchen von freien Terminen hinzufügen
  • Bild 3: SMS versenden
  • Bild 4 E-Mail versenden
  • Bild 5: Einen Termin suchen
  • Bild 6: Alle Termine eines Patienten auflisten

Agenda Tages- oder Wochenansicht

  • Bild 1: Tagesansicht
  • Bild 2: Arbeitswochenasicht
  • Bild 3: Wochenansicht
  • Bild 4: Zweiwochenansicht
  • Bild 5: Definierte Ansicht (x Tage)

Agenda Datum nachschlagen

  • Die Funktion der Pfeile ist abhängig, ob der Tagesplan nur einen Tag oder die ganze Woche anzeigt.
  • Eine Woche bzw. Monat zurück
  • Einen Tag bzw. Woche zurück
  • Blätterintervall festlegen X Tage bzw. Wochen
  • Einen Tag bzw. Woche vorwärts
  • Eine Woche bzw. Monat vorwärts
  • auf den heutigen Tag zurück gehen
  • den Zieltag im Kalender auswählen

Wichtig:

  • Die Auswahl einzelner Behandler erleichtert die Übersicht bei grossen Teams.

  • Änderungen an der Behandlerauswahl sind lokal gespeichert.

Praxistipp:
Eine personalisierte Ansicht pro Teamleiter spart Ladezeit und verbessert die Planungsübersicht.

Wartezimmer Tagespatienten

Kurzbeschreibung:
Verwaltet Patienten, die sich in der Praxis befinden, und zeigt deren Status im Warte- oder Behandlungsraum an.

  1. Agenda öffnen und sicherstellen, dass Warteräume der Agendaansicht zugeordnet sind (siehe Warteräume verwalten).
  2. Sobald der Patient in der Praxis erscheint, den Termin per Drag & Drop aus der Agenda in den entsprechenden Warteraum ziehen.
  3. Der Patient wird in der Liste „Wartezimmer / Warteraum“ angezeigt – mit folgenden Informationen:
    • Zeitpunkt der Verschiebung in das Wartezimmer
    • Zugeordneter Behandler
    • Terminzeit
  4. In der Liste erscheint das Patientenicon mit hellblauer Farbe (Status: wartet).
  5. Wenn der Patient ins Behandlungszimmer wechselt, mit der rechten Maustaste auf den Namen klicken und Status ändern in Patient gesetzt → Farbe ändert zu hellgrün
  6. Nach Beendigung der Behandlung erneut mit der rechten Maustaste auf den Namen klicken und „Entfernen“ wählen → der Patient wird aus der Wartezimmerliste gelöscht.

  7. Mit „Patienten aufrufen“ öffnet sich direkt das Patientendossier im ZaWin

Praxistipps:

  • Farben geben schnellen Überblick über Patientenstatus (hellblau = wartet, hellgrün = in Behandlung).
  • Bei mehreren Behandlungsräumen eigene Wartezimmeransichten pro Etage oder Bereich definieren.

  • In der Patientenakte ist der Status ebenfalls sichtbar ->Patient befindet sich im Wartezimmer

Symbolleiste mutieren

Kurzbeschreibung:
Bestimmt, welche Symbole in der Agenda angezeigt werden.

  1. Menü Ansicht > Symbolleiste mutieren öffnen.

  2. Gewünschte Symbole aktivieren oder deaktivieren.

  3. Änderungen mit speichern.

Wichtig:

  • Änderungen gelten nur für den aktuellen Arbeitsplatz.

  • Symbolleiste kann individuell angepasst werden (z. B. grosse Symbole aktivieren).

Praxistipp:
Die Anpassung der Symbolleiste hilft, häufig verwendete Funktionen wie „Termin suchen“ oder „Warteliste anzeigen“ schneller aufzurufen.

Arbeitsplan (aus PDF ergänzt)

Kurzbeschreibung:
Definiert regelmässige und unregelmässige Arbeitszeiten pro Behandler.
Grundlage für Online-Agenda, Terminplanung und Schichteinteilung.

  1. Menü AddIns > Agenda > Arbeitsplan öffnen.

  2. Behandler auswählen.

  3. Einzeltermine (F2) oder Serien erfassen.

  4. Arbeitszeiten oder Schichten festlegen.

  5. Bei neuen Behandlern Arbeitspläne kopieren (Termine von/nach kopieren).

Wichtig:

  • Arbeitszeit aktivieren, wenn der Behandler in Online-Agenda erscheinen soll.

  • Änderungen gelten global.

Praxistipp:
Standard-Schichtpläne können als Vorlage für neue Mitarbeitende kopiert werden.

Google Kalender Synchronisation (optional)

Kurzbeschreibung:
Synchronisiert Termine zwischen ZaWin und Google Kalender über CalDAV.

  1. Menü Extras > Optionen global > Tagesplan > Diverses / Synchronisation öffnen.

  2. Checkbox Google Kalender Synchronisation aktivieren.

  3. Google-Konto verbinden.

  4. Synchronisationsprofil erstellen und Übertragungsart (manuell/automatisch) wählen.

Wichtig:

  • Nur benötigte Daten übertragen (Datenschutz).

  • Synchronisation lokal aktivieren, wenn auf mehreren PCs genutzt.

  • Internetverbindung erforderlich.

Praxistipp:
Die Synchronisation ermöglicht Behandlern, Termine auch auf mobilen Geräten einzusehen.

 

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