Kurzbeschreibung:
Pausen zeigen an, wann ein oder alle Behandler nicht arbeiten. Arbeitszeiten werden im Arbeitsplan erfasst und dienen der Schichteinplanung. Für die Erfassung von Pausen und Arbeitszeiten stehen drei Möglichkeiten zur Verfügung:
➜ Tagesplan Pausen – für das gesamte Praxisteam gültige Pausen, z. B. Mittagszeit
➜ Behandler Pausen – individuelle Pausen pro Behandler
➜ Arbeitszeiten erfassen – Schichteinteilung der Behandler
Inhalt:
Tagesplan Pausen – Einstellung
Tagesplan Pausen – Pausen für alle
Behandler Pausen – individuelle Pausen pro Behandler
Grafischer Editor der Pausendefinition
Pausenprofile erfassen und verwalten
Tagesplan Pausen – Einstellung
Damit Pausen im Tagesplan sichtbar sind, müssen die Einstellungen Arbeitstage der Behandler berücksichtigen und Arbeitsplan der Behandler anzeigen aktiviert sein.
- Im Tagesplan unter Datei > Einstellungen der Agendaansicht die Optionen Arbeitstage der Behandler berücksichtigen und Arbeitsplan der Behandler anzeigen aktivieren.
Tagesplan Pausen – Pausen für alle
Pausen für alle Behandler im Tagesplan erfassen
- Im Tagesplan unter Datei > Einstellungen der Agendaansicht > Pausen die gewünschten Pausen erfassen.
- Es können neue Pausen für alle Behandler hinzugefügt oder bestehende Pausen bearbeitet und geändert werden.
Behandler Pausen – individuelle Pausen pro Behandler
Neue Pausen pro Behandler hinzufügen
- Für die Erfassung individueller Pausen: Adressen > Behandler > Behandler mutieren / Behandler wählen aufrufen.
- Den gewünschten Behandler öffnen und anschliessend Tagesplan Pausen auswählen.
- Nun können neue Pausen erfasst oder bestehende Pausen bearbeitet und geändert werden.
Grafischer Editor der Pausendefinition
In der grafischen Darstellung zeigen die Schraffuren die definierten Pausen an. Durch Anklicken der gewünschten Felder können Pausen gesetzt oder entfernt werden. Durch Doppelklick am Rand einer Spalte oder Zeile wird die gesamte Spalte beziehungsweise Zeile schraffiert. Zum Löschen einer Pause das entsprechende Feld erneut anklicken.
- Der grafische Editor kann über folgende Wege geöffnet werden:
➜ Adressen > Behandler > Behandler mutieren / Behandler wählen > Behandler mutieren > Tagesplan Pausen
➜ Tagesplan > Datei > Einstellungen der Agendaansicht > Pausen - Via
öffnet sich der grafische Editor für die Pausendefinition.
Pausen erfassen
Pausen, die nicht als Vorlage gespeichert werden sollen, können direkt erfasst werden. Soll eine Pause später erneut verwendet werden, empfiehlt sich die Speicherung als Pausenprofil.
- Für die Erfassung: Adressen > Behandler > Behandler mutieren / Behandler wählen > Behandler mutieren > Tagesplan Pausen aufrufen und eine neue Pause hinzufügen.
-
Alternativ: Tagesplan > Datei > Einstellungen der Agendaansicht > Pausen öffnen und eine neue Pause erfassen.
➜ Das Feld Pausenprofil leer lassen, um eine Pause individuell zu erfassen. Wird ein bestehendes Pausenprofil ausgewählt, werden dessen Einstellungen übernommen. In diesem Fall können lediglich Farbe und Hintergrund angepasst werden.
➜ Unter Art ist standardmässig Normale Pause ausgewählt. Bei Bedarf kann eine andere passende Pausenart aus der Liste gewählt werden.
➜ Unter Zeit von den Zeitraum der Pause festlegen. Die Zeit kann entweder direkt eingegeben oder über die Uhr ausgewählt werden.
➜ Unter Tag(e) ist standardmässig Montag bis Freitag hinterlegt. Bei Bedarf können andere oder zusätzliche Tage ausgewählt werden.
➜ Standardmässig werden Pausen im Hintergrund dargestellt. Für behandlerspezifische Pausen die Option Pausen im Hintergrund deaktivieren.
Pausenprofile erfassen und verwalten
Pausen, die nicht als Vorlage in den Pausenprofilen gespeichert werden sollen, können direkt erfasst werden. Sollen neu erfasste Pausen später wiederverwendet werden, empfiehlt sich die Speicherung als Pausenprofil. Die Vorgehensweise dazu ist im Kapitel Pausenprofil erfassen und verwalten beschrieben.
Neue Pausen können über Adressen > Behandler > Behandler mutieren > Tagesplan Pausen oder im Tagesplan über Datei > Einstellungen der Agendaansicht > Tagesplan von Behandler > Pausen hinzugefügt werden.
Neues Pausenprofil hinzufügen
- Unter Name und Beschreibung die gewünschten Angaben erfassen. Anschliessend Neues Pausenprofil hinzufügen auswählen.
- Sobald ein neues PAusenprofil hinzugefügt wurde, dieses via
speichern.
- Die gewünschten Einstellungen vornehmen und die Eingaben via
- Nach dem Speichern erscheint das neue Pausenprofil in der Auswahlliste der verfügbaren Pausenprofile.
Arbeitszeiten erfassen
Neue Arbeitszeiten hinzufügen
- Arbeitszeiten können unter Adressen > Behandler erfasst werden.
- Den gewünschten Behandler wählen > Behandler mutieren und unter Tagesplan Arbeitszeit können die Arbeitszeiten erfasst / bearbeitet werden.
- Dort können neue Arbeitszeiten angelegt sowie bestehende Einträge bearbeitet werden.
Arbeitsplan
- Unter AddIns > Agenda > Arbeitsplan kann der Arbeitsplan erstellt und für die Schichteinteilung verwendet werden.
Kalender auf der rechten Seite der Agenda anzeigen.
Neuer Termin – Schicht eintragen
- Den gewünschten Behandler auswählen. Anschliessend in der Agenda mit der rechten Maustaste klicken und Neuer Termin auswählen oder die Taste F2 verwenden.
- Bei einer Terminserie die gewünschten Wochentage auswählen.
- Zusätzlich festlegen:
➜ bis zu welchem Datum die Serie erstellt werden soll
➜ oder wie oft die Serie eingetragen werden soll
Terminserie bearbeiten
- Zum Bearbeiten eines Termins: Termin auswählen → rechte Maustaste → Termin bearbeiten oder die Taste F4 verwenden.
Termin löschen
- Zum Löschen eines Termins: Termin auswählen → rechte Maustaste → Termin löschen oder die Taste Delete verwenden. Nach Bestätigung der Sicherheitsabfragen wird der Termin aus der Agenda entfernt.
Hinweis:
- Pausen für alle Behandler im Tagesplan erfassen: Diese Eingabevariante eignet sich für Pausen, die für alle Behandler bzw. das gesamte Praxisteam gelten. Da für alle Behandler dieselben Pausen erfasst werden, kann die Konfiguration über die grafische Darstellung erfolgen. Siehe Grafischer Editor der Pausendefinition.
- Neue Pausen pro Behandler hinzufügen: Diese Eingabevariante eignet sich für individuelle Pausen eines einzelnen Behandlers. Neu erfasste Pausen werden in der Agenda erst nach einem Neustart angezeigt.
- Grafischer Editor der Pausendefinition: Für Pausen aller Behandler empfiehlt sich die Verwendung heller Farbtöne sowie die Einstellung Pause im Hintergrund. Dadurch treten individuelle Behandlerpausen optisch stärker hervor. Pausen können auch direkt in der grafischen Agenda durch Anklicken der Zeitfelder aktiviert oder deaktiviert werden.
- Für individuelle Behandlerpausen kräftige Farben verwenden und die Pausen nicht in den Hintergrund via
setzen. Diese Pausen besitzen eine höhere Priorität als allgemeine Pausen und werden deshalb im Vordergrund angezeigt. Betreffen die Pausen mehrere Wochentage, muss für jeden Tag eine separate Pause erfasst werden.
- Für behandlerspezifische Pausen sollten gut erkennbare Farben verwendet und die Option Pausen im Hintergrund deaktiviert werden. Diese Pausen werden aufgrund ihrer höheren Priorität gegenüber den allgemeinen Pausen im Vordergrund dargestellt. Gelten unterschiedliche Pausen für verschiedene Wochentage, müssen die Pausen für jeden Tag separat erfasst werden.
- Arbeiten Behandler regelmässig an bestimmten Tagen, können arbeitsfreie Tage unter Tagesplan Arbeitszeit deaktiviert werden. Dadurch werden in der Agenda nur die Behandler angezeigt, die am jeweiligen Tag arbeiten.
- Allen Behandlern im Arbeitsplan unterschiedliche Farben zuweisen. Dadurch wird die Übersichtlichkeit der Schichteinteilung verbessert.
- Wird ein Termin innerhalb der normalen Arbeitszeiten erfasst, ist dieser nur sichtbar, wenn die Standardpausen im Hintergrund dargestellt werden.
- Unter „Serie anpassen“ muss zusätzlich festgelegt werden, welche Eigenschaft geändert werden soll. Wird beispielsweise die Uhrzeit geändert, muss die Option „Uhrzeit“ aktiviert werden.