Das Kassabuch ist mit seiner klaren und sauberen Ein- und Ausgabenstruktur ein effizientes Arbeitsmittel.
Beim Verbuchen auf die verschiedenen Konten können im Nachhinein einzelne Punkte ausgewertet werden. Konten können nach Rücksprache mit dem Buchhalter / Treuhänder eröffnet oder ergänzt werden.
Inhalt:
Kassa Ein- und Ausgänge eingeben
Übersicht der Buchungen / Konto anzeigen
Kassabuch eröffnen
In der Symbolleiste kann über geöffnet werden. Wurde in ZaWin noch nie ein Kassabuch geführt, wird man darauf aufmerksam gemacht mit einem Pop-Up-Fenster.
Anschliessend besteht die Möglichkeit, einen vordefinierten Kontoplan (KMU oder SSO) zu importieren.
Wenn einer der zwei vorgeschlagenen Kontopläne gewählt wurde, können diese nach Bedürfnis angepasst werden.
Nun muss der Kassabestand erfasst werden.
Unter Noten und Münzen der Kasse erfassen die Anzahl Noten und die Anzahl Münzen des effektiven Kassenbestandes eingeben. Das System rechnet automatisch den Kassenbestand aus. Der Kassenbestand kann über aktuellen Kassabestand kontrolliert werden.
Wenn der Bestand mit dem ausgewiesenen Saldo übereinstimmt, kann mit bestätigt werden.
Kassa Ein- und Ausgänge eingeben
Auf klicken, um eine neue Buchung zu erfassen.
Nun muss das Konto im Dropdown gewählt werden, auf welches die Ein- / Ausgaben gebucht werden müssen. Beim Buchungstext kann, sofern eine Auswahl vorhanden, aus dem Dropdown Menü gewählt oder selbst ein Text erfasst werden. Unter Beleg / Bemerkungen kann ein individueller Text eingegeben werden. Stehen mehrere Behandler zur Auswahl, wird aus der Dropdownliste, der Behandler, der die Kassabuchung vornimmt, ausgewählt. Unter Betrag wird der effektive Geldbetrag eingegeben. Aufgrund der Kontoauswahl wird bereits Eingang oder Ausgang vorgegeben, sollte dies nicht der Fall sein, muss manuell gewählt werden, ob es sich um einen Ein- oder Ausgang in der Kasse handelt.
Wenn das Feld Rückgeld aktiviert ist, erweitert sich das Fenster mit Erhaltener Betrag. Dort kann der erhaltene Betrag manuell oder die Anzahl Münzen und Noten unter Erhalten eingegeben werden . Das System rechnet dann das Rückgeld aus.
Nachdem die Buchung mit den nötigen Angaben erfasst wurde, kann unter Dokumente Kassenbelege, Dokumente etc. die zu dieser Buchung gehören, eingefügt werden.
Nun kann die Buchung gespeichert werden.
Wird versucht, die noch nicht gespeicherte Buchung zu verlassen, wird man darauf aufmerksam gemacht und man kann das Speichern nachholen. Wird auf Nein geklickt, verschwindet die Buchung ohne zu speichern.
Kassabuchauszug
Wird das Feld aktuell deaktiviert, werden folgende zusätzliche Optionen sichtbar. Hier gibt es die Möglichkeit, in der Agenda eine Zeiteingrenzung oder eine bereits vordefinierte Zeitperiode auszuwählen. -->
Buchungen stornieren
Die zu stornierende Buchung anwählen und auf klicken, um den Eintrag im Kassabuch zu stornieren. Nach Bestätigung der Sicherheitsfrage, wird die Buchung storniert.
Sicherheitsfrage bestätigen, dass die Buchung storniert werden soll.
Die stornierten Buchung werden rot angezeigt und in der Spalte Stornierungen mit einem Kreuz gekennzeichnet.
Kassensturz
Sollte eine Kassenabrechnung gemacht werden, klickt man auf Kassensturz. Das Fenster mit allen Behandlern / Mitarbeiter öffnet sich. Hier wird der Name der ausführenden Person (nach Login) gewählt.
Das Geld in der Kasse soll gezählt werden und unter Noten und Münzen der Kasse erfassen eingegeben werden. Das System rechnet automatisch den Kassastand aus. Aktueller Kassabestand sollte mit dem Betrag Saldo der Kassabuchungen verglichen werden.
Stimmt der Kassabestand mit dem ausgewiesenen Saldo überein, kann die Eingabe mit bestätigt werden.
Der Kassasturz wurde somit fertiggestellt.
Nun beginnt das Kassabuch mit einer neuen Abrechnungsperiode. Um die vorgängigen Abrechnungsperioden zu sehen, muss das Feld aktuell deaktiviert werden.
Kassajournal ausweisen
Um das Kassajournal auszuweisen, muss das Feld aktuell deaktiviert werden
Nun werden Einstellungen für die Ausweisung des Kassajournals ersichtlich. Das Journal kann mit oder ohne Stornobuchungen ausgewiesen werden. Das Datum kann manuell eingegeben oder es kann eine vordefinierte Zeitperiode ausgewählt werden.
Die Eingaben werden dann mit bestätigt.
Kassabuch-Konto verwalten
Hier können Konten nach Bedarf erfasst werden. Am besten nach Rücksprache mit dem Buchhalter / Treuhänder.
Neues Konto erfassen
Eine Kontonummer und eine Bezeichnung sind für die Erfassung eines Kontos notwendig. Beim Kontotyp kann festgelegt werden, ob diese Konto für Eingänge, Ausgänge oder undefiniert verwendet wird. Dies ergibt eine Erleichterung beim Führen des Kassabuches und beugt Fehlerbuchungen vor.
Kommen bei diesem Konto immer wiederkehrende Buchungstexte vor, können diese hier als Textvorgaben erfasst werden und erscheinen bei den Eingaben im Kassabuch als Auswahl beim entsprechenden Konto. Jegliche Angaben müssen mit bestätigt werden.
Bestehendes Konto löschen
Es können nur Konten, auf welchen noch keine Buchung gemacht wurde, gelöscht werden. Wird ein Konto nicht mehr benötigt, kann es auf inaktiv gesetzt werden.
Übersicht der Buchungen / Konto anzeigen
Im Kassabuch die gewünschte Zeitperiode wählen und die Eingabe mit bestätigen. Anschliessend auf Übersicht klicken.
Nun kann das Jahr ausgewählt werden, für welches die Übersicht gewünscht wird. Um eine Übersicht eines bestimmten Kontos zu erhalten, muss Einzelnes Konto und in der Dropdown Liste das gewünschte Konto ausgewählt werden. Für die Gesamtübersicht aller Kontos muss Gesamtübersicht gewählt werden und alle erfassten Konten erscheinen in der Auflistung für die eingegebene Zeitperiode.
Wird bei der Gesamtübersicht auch Patientenzahlungen anzeigen aktiviert, werden zusätzlich alle Direktzahlungen von Patienten in die Kasse angezeigt.