SMS-Versand über MEAG einrichten und verwenden

Kurzbeschreibung:

Der SMS-Versand über die Martin Engineering AG in ZaWin umfasst die Einrichtung und Verwendung des Dienstes sowie die Registrierung und Verwaltung des Punktekontos. Berücksichtigt werden zudem automatische Terminerinnerungen, der Versand von Einzel- und Massennachrichten, Recall-SMS sowie die Kontrolle des Versandstatus.

Preisanpassung unserer SMS-Dienste per 01. Januar 2027

Da die Schweizer Mobilfunkanbieter ihre Preise in den vergangenen Monaten teilweise deutlich erhöht haben, wurden auch wir von unserem Lieferanten mit einer Preiserhöhung von 65% per September konfrontiert.

Damit die Kostensteigerung für Sie so gering wie möglich ausfällt, haben wir verschiedene Vergleichsofferten
eingeholt und nachverhandelt - so konnten wir einen Teil der angekündigten Mehrkosten abfedern. Trotzdem müssen wir unsere SMS-Preise erstmals seit ihrer Einführung um 20 % erhöhen. 

Damit Sie die entstandene Kostenerhöhung nicht so unerwartet trifft wie uns, haben wir uns entschieden, die höheren Preise für Sie im neuen Jahr anzuwenden. Da Sie die SMS bei uns als Guthaben einkaufen, können Sie bis Ende Jahr also noch zu den alten Konditionen auch grössere Pakete direkt aus ZaWin bestellen.

Inhalt:

Kosten und Punkteverbrauch berücksichtigen

SMS-Dienst aktivieren und registrieren

Absender, Textlänge und Punktekonto konfigurieren

SMS-Lizenz erweitern

Automatische Terminerinnerungen einrichten

SMS-Freigabe beim Patienten hinterlegen

Einzelne Nachricht manuell versenden

Termin-SMS im Tagesplan versenden

SMS an mehrere Termine versenden

SMS-Massenversand konfigurieren

Recall-SMS erstellen

Versand kontrollieren

Wichtig

Kosten und Punkteverbrauch berücksichtigen

1. SMS-Versand für automatische Terminerinnerungen, manuelle Patientennachrichten, Massennachrichten oder Recall-Mitteilungen einsetzen.
2. Benötigte SMS-Punkte anhand der verfügbaren Mengen und Preise auswählen. Alle Preise verstehen sich ohne Mehrwertsteuer.

3. Bestellte Punkte nach der Gutschrift verwenden. Die Verrechnung erfolgt über eine Rechnung der Martin Engineering AG; eine Bezahlung mit Kreditkarte ist nicht erforderlich.
4. Punkteverbrauch bei der Textlänge berücksichtigen:
   ➜ Eine SMS mit höchstens 160 Zeichen benötigt einen Punkt.
   ➜ Bei längeren, zusammengesetzten Nachrichten stehen für jeden weiteren Punkt 153 Zeichen zur Verfügung.
   ➜ Nachrichten an ausländische Mobiltelefonnummern benötigen die doppelte Punktzahl.

SMS-Dienst aktivieren und registrieren

1. Extras > Optionen wählen.
   
2. Optionen global > Allgemein > Internet SMS öffnen.
   
3. Im Feld für den Anbieter SMS über MEAG auswählen.
4. Bei Bedarf die internationale Vorwahl festlegen. Die Option SMS an alle Telefonnummern erlauben nur aktivieren, wenn ZaWin Nachrichten auch an Telefonnummern senden soll, die nicht als Mobiltelefonnummer erkannt werden.
5. SMS Kontostand im Startbildschirm anzeigen nur bei einer dauerhaft verfügbaren Internetverbindung aktivieren.
   
6. Registrieren auswählen und die einmalige Registrierung abschliessen. Nach erfolgreicher Registrierung werden dem SMS-Konto 20 Punkte gutgeschrieben.
   
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Absender, Textlänge und Punktekonto konfigurieren

1. Im Feld Absender die auf dem Mobiltelefon angezeigte Absenderbezeichnung erfassen. Höchstens elf Zeichen aus Buchstaben, Ziffern und Leerzeichen verwenden.
   
2. Im Feld Max. Anzahl SMS die höchstens zulässige Anzahl SMS-Teile pro Nachricht festlegen. Zu lange Texte werden beim Erreichen dieser Grenze abgeschnitten.
3. UCS2-Zeichensatztabelle verwenden nur aktivieren, wenn Sonderzeichen wie ê oder ô mit der normalen Zeichenkodierung nicht korrekt übertragen werden. Bei Verwendung des UCS2-Zeichensatzes stehen 70 Zeichen pro SMS beziehungsweise 65 Zeichen pro weiterem Nachrichtenteil zur Verfügung. Dadurch kann sich der Punkteverbrauch erhöhen.
4. Für eine automatische Nachbestellung Automatisch aufladen aktivieren und die gewünschte Bestellmenge auswählen. ZaWin löst eine Bestellung aus, sobald der festgelegte Mindestbestand unterschritten wird.
   
5. Kontostand auswählen, um den aktuellen Punktestand abzurufen.
   
6. Aufladen auswählen, die gewünschte Punktzahl festlegen und die Bestellung mit Ja bestätigen. Die Bestätigungsmeldung mit OK schliessen. Die Bestellung wird an die Martin Engineering AG übermittelt; anschliessend werden die Punkte gutgeschrieben und in Rechnung gestellt.
   

SMS-Lizenz erweitern

1. Bei einer Meldung zur fehlenden SMS-Lizenz Lizenzerweiterung anfordern auswählen. Die kostenfreie Erweiterung einlesen und danach die Einrichtung beziehungsweise Registrierung fortsetzen.
   
   ----->>> Bitte Screenshot oben aktualisieren <<<-----

Automatische Terminerinnerungen einrichten

1. Unter Automatische SMS die Funktion Bearbeiten auswählen.
   
2. Erinnerungstext für Deutsch, Französisch, Italienisch, Englisch und die fünfte Sprache erfassen.
   
3. Für sprachlich identische Texte eine der verfügbaren Übernahmefunktionen verwenden:
4. Leere Sprachfelder mit dem deutschen Text füllen
5. Alle Sprachfelder mit dem deutschen Text überschreiben
6. Leere Sprachfelder mit dem ersten vorhandenen Text füllen.
7. Über die Schaltfläche einen bestehenden Standardtext auswählen.
   
8. Standardtexte über das Plus-Symbol neu erfassen, über das Bearbeitungssymbol ändern oder über das X-Symbol löschen. Einen Eintrag doppelt auswählen, um ihn zur Bearbeitung zu öffnen.
9. Beim Erstellen oder Bearbeiten eines Standardtextes über eine Variable hinzufügen. Gewünschte Variable auswählen und mit einem Doppelklick in den Text übernehmen. Mit dem Zurück-Pfeil zur Sprachauswahl wechseln.
   
10. Unter den Versandeinstellungen die Sperrzeit festlegen, während der keine automatische SMS verschickt werden darf.
11. Den zeitlichen Abstand zwischen Versand und Termin in Minuten oder Tagen festlegen.
12. Nur ein SMS pro Tag und Patient aktivieren, wenn Patienten mit mehreren Terminen am gleichen Tag nur eine Erinnerung erhalten sollen.
    
13. Gewünschten Empfänger festlegen:
    ➜ Patient
    ➜ Gesetzlicher Vertreter
    ➜ Patient und gesetzlicher Vertreter
    
14. Beim Versand an gesetzliche Vertreter die SMS-Freigabe und eine gültige Mobiltelefonnummer auch beim gesetzlichen Vertreter hinterlegen. Den vorgesehenen Text unter Nachricht Gesetzlicher Vertreter erfassen.
    
15. Behandler auswählen, deren Termine bei der automatischen Erinnerung berücksichtigt werden sollen.
16. Einstellungen mit speichern.
    

SMS-Freigabe beim Patienten hinterlegen

1. Patientendaten öffnen und die Mobiltelefonnummer im Feld Mobile erfassen.
   
2. Option SMS erst nach Zustimmung des Patienten aktivieren. Die aktivierte Option erlaubt den manuellen SMS-Versand und die automatische Übermittlung von Terminerinnerungen.

Einzelne Nachricht manuell versenden

1. Das Telefonsymbol beim Patienten auswählen, um das SMS-Fenster zu öffnen.
   
2. Nachricht direkt erfassen oder einen Standardtext auswählen. Textfeld bei Bedarf vergrössern.
3. Anzeige für Nachrichtenanzahl und Zeichen kontrollieren. Die erste Zahl zeigt die benötigten SMS-Teile, die zweite Zahl die Anzahl erfasster Zeichen.
4. Bei einem späteren Versand Datum und Uhrzeit festlegen.
   
5. Nachricht über die Versandfunktion übermitteln. Die Versandfunktion steht erst zur Verfügung, wenn ein Text erfasst wurde. Fenster ohne Versand über das Schliessen-Symbol verlassen.

Termin-SMS im Tagesplan versenden

1. Unter Extras > Optionen wählen.
   
2.  Unter Optionen global > Allgemein > Internet SMS festlegen, ob Termin-SMS manuell eine bestimmte Anzahl Tage vor dem Termin oder unmittelbar nach der Terminerfassung versendet werden. Vordefinierte Einstellungen sollten nur bei Bedarf geändert werden.
   
3. Beim Erfassen eines neuen Termins die Versandoptionen öffnen und Sofort ein SMS senden auswählen. Termin speichern. Bei unveränderten Einstellungen wird die Nachricht zusammen mit dem Termin gespeichert und versendet.
   
4. Bei einem bestehenden Termin das Kontextmenü öffnen und eMail/SMS > SMS an Patient des Termin senden auswählen.
   
5. Für eine Nachricht an den zuständigen Behandler dessen Mobiltelefonnummer unter Adressen > Behandler hinterlegen und die entsprechende Versandfunktion im Kontextmenü auswählen.
   
6. Im SMS-Fenster kontrollieren, ob Variablen mit den richtigen Empfängerdaten ersetzt wurden. Dadurch kann sich die endgültige Textlänge verändern. Nachricht bei Bedarf bearbeiten, zeitlich planen oder direkt versenden.

SMS an mehrere Termine versenden

1. Im Tagesplan das Telefon- beziehungsweise SMS-Symbol in der Symbolleiste öffnen und SMS an alle Termine senden auswählen.
   
2. Im Assistenten folgende Angaben festlegen:
   ➜ Zeitraum der Termine
   ➜ Behandler
   ➜ Berücksichtigung ausschliesslich von Recallterminen
   ➜ Zeitlicher Abstand in Tagen oder Minuten
   ➜ Sperrzeit
   ➜ Sprache
   ➜ Nachrichtentext oder Standardtext
3. Gewünschte Sprache auswählen. ZaWin übernimmt den Text der entsprechenden Sprachversion. Angaben prüfen und Nachrichten versenden.
   

SMS-Massenversand konfigurieren

1. Extras > Optionen öffnen und nach Massenversand suchen.
   
2. Mindestabstand in Monaten festlegen, der zwischen zwei Massennachrichten an denselben Patienten liegen muss.
3. Bei Bedarf eine SMS nach dem Versand einer Rechnung oder Mahnung per E-Mail aktivieren und den vorgesehenen Standardtext zuordnen.
4. Lokalen automatischen Versand nur auf einem Arbeitsplatz aktivieren. Dadurch wird vermieden, dass dieselbe Nachricht von mehreren Computern versendet wird.
   
5. Gewünschte automatische SMS- oder E-Mail-Auslöser aktivieren, beispielsweise:
   ➜ Abschluss einer Behandlung
   ➜ Termine mit bestimmten Leistungen
   ➜ Vordefinierte Praxisereignisse
6. Für jeden aktivierten Auslöser den passenden Standardtext auswählen.
7. SQL-abhängige Einstellungen nur verwenden, wenn ZaWin mit einer SQL-Datenbank betrieben wird.
8. AddIns > SMS Massenversand öffnen.
   
9. Vorlage und Verwendungszweck auswählen sowie den gewünschten Zeitraum festlegen.
10. Inaktive Patienten berücksichtigen aktivieren, wenn auch deaktivierte Patienten einbezogen werden sollen.
    
11. Suche über das Lupensymbol starten. In der Spalte Last SMS Datum und Uhrzeit der zuletzt versendeten Nachricht kontrollieren.
12. Vorgesehene Patienten aktivieren beziehungsweise nicht vorgesehene Patienten deaktivieren. Über die Listenfunktion kontrollieren, welche Empfänger für den Versand ausgewählt sind.
13. Nachrichten über die Versandfunktion übermitteln oder das Fenster ohne Versand schliessen.
14. Bei Texten mit Variablen kontrollieren, ob ZaWin die Platzhalter für jeden Patienten mit den entsprechenden Patientendaten ersetzt.
    
15. Bei Geburtstagsnachrichten beachten, dass die Suche nur Tag und Monat des Geburtsdatums vergleicht. Das Geburtsjahr wird nicht berücksichtigt. Automatische Geburtstagsnachrichten werden zwischen 08:30 und 10:20 Uhr versendet.

Recall-SMS erstellen

1. Extras > Ausdruck/Vorlagen > Briefe > Recallbriefe öffnen.
    
2. auswählen und als Ausgabemodul SMS festlegen.
   
3. Eindeutige Bezeichnung und Nachrichtentext erfassen. Höchstens 160 Zeichen und maximal vier Platzhalter mit der Zeichenfolge $$$$$ verwenden.
   
4. Benötigte Variablen auswählen und in den Text übernehmen.
   
5. Vorlage speichern und die Sicherheitsfrage mit Ja bestätigen. Anschliessend prüfen, ob die neue SMS-Vorlage in der Liste der Recallbriefe erscheint.
   
6. Patient öffnen und im Navigationsbaum Recall auswählen.
   
7. Erstellte SMS-Vorlage im Feld Recallbrief zuordnen und die Änderung speichern. Bei der nächsten Recallausgabe wird dadurch eine SMS anstelle eines Recallbriefs erstellt.

Versand kontrollieren

1. Beim Patienten Dokumente > SMS öffnen. Die Übersicht enthält automatisch und manuell erstellte Nachrichten.
2. Versandzeit im Feld Per, Empfangszeit im Feld Erhalten und aktuellen Übermittlungsstatus kontrollieren:
   ➜ Pendent: Nachricht wartet auf den Versand.
   ➜ Sent: Nachricht wurde vom Mobilfunkanbieter versendet.
   ➜ Delivered: Empfang wurde bestätigt.
   ➜ Cancelled: Nachricht wurde storniert.
   ➜ Failed: Nachricht konnte nicht zugestellt werden oder der Anbieter meldete einen Fehler.
3. Eine Nachricht mit dem Status Pendent bei Bedarf über das Kontextmenü und Stornieren abbrechen. Dies gilt auch für Nachrichten an gesetzliche Vertreter oder Garanten. Nicht verbrauchte Punkte werden dem SMS-Konto wieder gutgeschrieben.
   
4. Im Tagesplan anhand des SMS-Symbols prüfen, ob für einen Termin eine automatische Nachricht vorgesehen ist.
5. Anzeige der Symbole bei Bedarf unter Ansicht > Diverse Darstellungseinstellungen > Auto-SMS / eMail Icons ein- oder ausschalten.
   
6. Listen > Journale > SMS Protokoll öffnen.
   
7. Zeitraum, Nachrichtentyp, Status und Sortierung festlegen. Protokoll anzeigen und bei Bedarf drucken.

Wichtig

• Leerzeichen in der Absenderbezeichnung können auf einzelnen Mobiltelefonen, insbesondere auf iPhones, fehlerhaft dargestellt werden.