Kurzbeschreibung
Einlesen von Patientenzahlungen (ESR, XML oder ZIP) aus dem E-Banking in ZaWin, Zuordnung zu offenen Rechnungen und Kontrolle über Journale.
Zahlungsdatei im E-Banking herunterladen
- Datei mit Patientenzahlungen gemäss Bankanleitung abrufen.
- Bei Bedarf Hotline der Bank zur Unterstützung beim Download kontaktieren.
Dateiformat prüfen
- .xml (camt.054): Neues Format für QR-Rechnungen (gültig ab 10/2016, ausschliesslich ab 10/2022).
- .v11: Altes ESR-Format (gültig bis 10/2022).
- Einlesevorgang ist unabhängig vom Format identisch.
- Hinweis: Dateinamen können sich je nach Bankdownload ändern (nicht beeinflussbar).
- ZIP-Datei (mehrere camt.054-Dateien) verarbeiten
- Einige Banken liefern ZIP-Dateien mit mehreren camt.054-Dateien.
- ZaWin verarbeitet ZIP-Dateien direkt, ohne Entpacken.
Zahlungsdatei speichern
- Datei in den vorgesehenen BESR-Ordner (Standard: C:\BESR) speichern.
Speicherpfad im Internetbrowser unter „Downloads“ definieren oder manuell bei jedem Download auswählen.
- Wichtig: Nur Zahlungsdateien in diesem Ordner speichern, um Störungen beim Einlesen zu vermeiden.
- Bei Pfadänderung: In ZaWin unter
Extras > Optionen Lokal > Rechnungswesen > Debitoren BESR einlesen > Diskette / Verzeichnis anpassen.
Einstellungen in ZaWin prüfen
- Dateien löschen aktivieren. Dateien werden nach dem Verbuchen in ZaWin gelöscht.
- BESR Datei Inhalt auf bereits verbucht prüfen aktivieren. Sollte ein Datensatz bereits verbucht sein, wird dieser deaktiviert.
- Datensätze auf Debitorenebene prüfen aktivieren
- Diskette / Verzeichnis -> Pfadeinstellungen bei Bedarf pro Konto definieren.
Zahlungen in ZaWin einlesen
- In Symbolleiste Rechnungswesen «BESR einlesen» anwählen oder direkt auf das Symbol
klicken.
Ist die Datei korrekt benannt und im vordefinierten Pfad abgelegt, werden die Zahlungen automatisch angezeigt.
- Klicken Sie auf
um die Zahlungen zu verbuchen
- Nach Abschluss schliesst sich der Assistent automatisch
Wichtig: Sollten eine oder mehrere Zahlungen nicht verbucht werden können, wird automatisch ein Fehlerjournal ausgedruckt. Die Buchungen auf diesem Fehlerjournal müssen kontrolliert und den einzelnen Patienten manuell zugewiesen werden.
ZIP-Datei manuell einlesen (falls nicht automatisch erkannt)
- Konto der Bank auswählen, von der die ZIP-Datei stammt + «Hinzufügen» wählen.
- ZIP-Datei auswählen und die Auswahl mit dem grünen Haken bestätigen. Die enthaltenen Dateien werden automatisch zur Verbuchung eingefügt.
- Anschliessend Zahlungsverarbeitung wie gewohnt starten.
Fehlerbehandlung bei nicht erkannten Dateien
Falls XML-Datei nicht automatisch erkannt wird (z.B. falscher Dateiname)
- Richtiges Konto manuell auswählen.
- Über den Button
die korrekte Datei zuweisen.
- Alternativ Datei per Drag & Drop auf das Konto ziehen.
- wenn die Datei erkannt wurde mit
weiter zum Verbuchungsfenster
Journale prüfen und archivieren
Im Menü unter Listen > Journale auffindbar
- BESR Inhalt: Auflistung aller Zahlungen aus der Bankdatei.
- BESR Journal Zahlungen: Alle erfolgreich verbuchten Zahlungen.
- BESR Fehlerjournal: Zahlungen ohne Zuordnung (z. B. doppelt bezahlt, Rechnung storniert). Dieses Journal wird automatisch ausgedruckt.
⇾ Die Positionen müssen zwingend manuell bearbeitet werden.
Beispiele & Praxistipps:
- Tipp: Browser so einstellen, dass bei jedem Download nach dem Speicherort gefragt wird.
- Tipp: Pfadeinstellungen in ZaWin können für jedes Konto separat gesetzt werden.
- Achtung: Falsche oder zusätzliche Dateien im Ordner C:\BESR können Fehler verursachen beim Einlesen.
- Achtung: Fehlerjournal wird automatisch ausgedruckt, wenn Zahlungen nicht zugewiesen werden konnten.