Rechenzentren ZAK, Zaala und MFGroup

Kurzbeschreibung:

Diese Anleitung beschreibt die Abrechnung über die Rechenzentren Zahnärztekasse (ZAK), Zaala und MFGroup. Sie umfasst Aktivierung, Bonitätsprüfung, Aufbereitung, Übermittlung, Überwachung, Storno, Korrektur und Zahlungen in der Praxis.

Der Ablauf ist bei allen drei Rechenzentren grundsätzlich gleich. Jedes Kapitel beschreibt zuerst den gemeinsamen Ablauf und danach, was bei ZAK, Zaala und MFGroup speziell ist.

Welche Funktionen genutzt werden können, regelt der Vertrag mit dem jeweiligen Rechenzentrum.

LOGOWin, ZAKWin4 und ZaWin4 werden in dieser Anleitung als ZaWin bezeichnet.

Inhalt

Funktionsweise und Voraussetzungen

Aktivierung

Bonität prüfen

Rechnungen vorbereiten

Rechnungen aufbereiten und verbuchen

Rechnungen übermitteln

Rechnungen überwachen

Honorarnotenstatusabgleich

Rechnungen stornieren

Rechnungen korrigieren ZAK

Zahlung direkt in der Praxis

Kostenschätzungen an die ZAK übermitteln

Funktionsweise und Voraussetzungen

Hintergrund

Früher wurden Rechnungen auf Papier per Post, später per Modem, per E-Mail und schliesslich mit einem Übermittlungsprogramm über das Internet an ein Rechenzentrum übertragen. Diese Übermittlungsarten werden bis heute benutzt.

Sie basieren auf einer genormten Schnittstellenbeschreibung. ZaWin wandelt die Daten in ein spezielles Format, das Rechenzentrum verarbeitet sie und druckt sie im eigenen Format aus. Die Praxis kann das Aussehen der Rechnung kaum beeinflussen. Gesetzliche Anpassungen oder Erweiterungen auf Kundenwunsch sind nur beschränkt und mit grossem Aufwand möglich.

Die hier beschriebenen Schnittstellen lösen das anders:

ZAK

➜ Rechnungen werden als PDF übermittelt, so wie sie konventionell gedruckt würden. Dazu kommen die abrechnungsrelevanten Daten pro Rechnung.
➜ Die ZAK druckt die PDF aus und versendet sie mit einem Deckblatt mit Betrag und Einzahlungsschein an den Patienten.
➜ Die Praxis weiss jederzeit, wie der Patient die Rechnung erhält. Gesetzliche Änderungen müssen nur im ZaWin umgesetzt werden.
➜ Weitere Dokumente wie Laborrechnung, KVG Formular oder Röntgenbilder können an Patient oder Garant mitgeschickt werden.
➜ Die Übermittlung erfolgt als Internetupload über eine sichere SSL Verbindung.

Zaala

➜ Rechnungen werden über eine WSDL-Schnittstelle mit dem Simple Object Access Protocol (SOAP) übertragen.
➜ HTTPS sorgt für die Transportverschlüsselung.
➜ Die meisten Rechnungsdetails werden in einem XML-Anhang übertragen. Diesen generiert ZaWin mit dem Tarmed-Validator.

MFGroup

➜ MFGroup ist eine Factoring Firma. Sie druckt und versendet Rechnungen und fordert Zahlungen ein.
➜ ZaWin bereitet die Rechnungen als PDF auf und übermittelt sie zusammen mit den Rechnungsdaten an MFGroup.
➜ Im ZaWin werden die Rechnungen nach dem Drucken direkt als bezahlt markiert. Die Vergütung erfolgt gemäss Vertrag mit MFGroup.

Voraussetzungen

Aktivierung

ZAK

1. Im ZaWin-Hauptfenster Extras ⇾ Optionen ⇾ Optionen global wählen.
2. Unter Rechenzentren ⇾ Zahnärztekasse AG wählen.
   
3. Praxis Nummer und Passwort eingeben. Beides stellt die ZAK zur Verfügung. Die Praxis Nummer kann, muss aber nicht, die Abkommen Nummer sein.
4. Auf Web Übermittlung klicken.
5. ZaWin neu starten. Die Web Übermittlung ist jetzt aktiv.
6. Diese Einstellung kann nicht rückgängig gemacht werden.

Zaala

1. Im ZaWin-Hauptfenster Extras ⇾ Optionen ⇾ Optionen global wählen.
2. Unter Rechenzentren ⇾ Zaala wählen.
   
3. Pro Abkommen User, Passwort und Merchant ID eingeben. Diese Angaben stellt Zaala zur Verfügung.
4. Auf Check klicken, um die Schnittstelle zu testen.
   
5. Zusätzliche Abkommen unter Rechenzentren ⇾ Allgemein über den Button Abkommen zufügen via erfassen. Hier kann auch ein generelles Default Abkommen gewählt werden.
6. Default Abkommen pro Mandant bzw. Praxis setzen: Hauptfenster ⇾ Adressen ⇾ Praxis ⇾ Rechenzentrum.
7. Bei mehreren Abkommen entscheidet die Praxis des Patienten (Stammdaten ⇾ Abrechnung), über welches Zaala-Abkommen abgerechnet wird.
   

Tarmed-Validator installieren

1. Im Hauptfenster Extras ⇾ MEAG Datenträger einlesen wählen.
2. Internet wählen.
   
3. Diverses herunterladen wählen.
   
4. GeneralInvoiceRequestManager 440 per Doppelklick aktivieren und auf Weiter klicken.
   

MFGroup

1. Die von der MEAG erhaltene Options-Datei einlesen. Erst danach können die Einstellungen für MFGroup übernommen werden.
2. Extras ⇾ Optionen ⇾ Optionen alle ⇾ Rechenzentren ⇾ MFGroup wählen.
   
3. Sechs Angaben eingeben: User, Passwort, Merchant-ID, Filialen-ID, Terminal-ID und Token. Diese stellt MFGroup zur Verfügung.
4. Speichern und das Fenster Optionen neu öffnen.
5. Auf klicken, um die Schnittstelle zu testen.
6. Falls der Vertrag Servicing erlaubt: Haken bei Servicing im Vertrag mit MFGroup aktiv setzen.
7. Optional: Servicing automatisch aktivieren. Dann wird eine Rechnung im Servicing-Verfahren übermittelt, wenn der Betrag nicht reserviert werden kann.
8. Zusätzliche Abkommen können hier ebenfalls erfasst werden.
9. Abkommen pro Mandant bzw. Praxis setzen: Hauptfenster ⇾ Adressen ⇾ Praxis ⇾ Rechenzentrum und das Abkommen der MFGroup wählen.
   
10. Das Abkommen muss beim Mandant bzw. der Praxis zwingend gesetzt sein, sonst funktioniert die Abrechnung nicht.

Bonität prüfen

ZAK

1. Patient wählen.
2. Stammdaten ⇾ Abrechnung öffnen.
3. Auf Bonität prüfen klicken. Die Prüfung läuft online.
   
4. Resultat prüfen. Es erscheint unter Stammdaten ⇾ Abrechnung und im Treeview des Patienten.
5. Die Prüfung dauert im Normalfall wenige Sekunden.
   

➜ Ist der Patient nicht eindeutig identifizierbar, erscheint eine Auswahl möglicher Adressen. Die passende Adresse wählen.

➜ Bei der ZAK können Bonitätsprüfungen mit Versicherungsschutz abgeschlossen werden. Diese Option muss im ZaWin nicht aktiviert werden.
➜ Mit dieser Option erscheint beim Klick auf Bonität prüfen eine Auswahl von Beträgen.
➜ Bis CHF 5000 ist es eine einfache Prüfung. Das Resultat ist in wenigen Augenblicken verfügbar.
➜ Bei höheren Beträgen sind intensivere Nachforschungen nötig. Der Status steht bis zum Resultat auf Pendent. Das Resultat wird beim Aufruf des Patienten automatisch abgefragt.

Zaala 

1. Patient wählen.
2. Stammdaten ⇾ Abrechnung öffnen.
   
3. Auf Bonität prüfen klicken. Die Prüfung läuft online.
4. Resultat prüfen. Es erscheint unter Stammdaten ⇾ Abrechnung und im Treeview des Patienten.
   
5. Die Prüfung dauert im Normalfall wenige Sekunden.

Das Resultat wird farblich dargestellt:

	Prüfung ist in Ordnung.
	Prüfung ist in Ordnung, abgesehen vom Betrag.
	Prüfung ist nicht in Ordnung.
	Person nicht bekannt oder nicht genug Informationen zur Person.

Eine Liste aller bisherigen Bonitätsprüfungen kann angezeigt werden.

➜ Der zu prüfende Betrag kann vor der Prüfung frei gewählt werden.

MFGroup

1. Patient wählen.
2. Stammdaten ⇾ Abrechnung öffnen.
   
3. Auf Bonität prüfen klicken. Die Prüfung läuft online.
4. Resultat prüfen. Es erscheint unter Stammdaten ⇾ Abrechnung und im Treeview des Patienten.
   
5. Die Prüfung dauert im Normalfall wenige Sekunden.

Das Resultat wird farblich dargestellt:

	Prüfung ist in Ordnung.
	Prüfung ist in Ordnung, abgesehen vom Betrag.
	Prüfung ist nicht in Ordnung.
	Person nicht bekannt oder nicht genug Informationen zur Person.

Eine Liste aller bisherigen Bonitätsprüfungen kann angezeigt werden.

➜ Der maximal verfügbare Betrag wird angezeigt.

Rechnungen vorbereiten

ZAK

1. Leistungen beim Patienten erfassen.
2. Patient, bei Garantenrechnungen den Garant, unter Stammdaten ⇾ Abrechnung auf das Rechenzentrum einstellen.
   
3. In der Behandlung das Rechenzentrum setzen.
4. Behandlung abschliessen.
   

➜ Stammdaten ⇾ Abrechnung: Der Haken bei nicht über ZAK abrechnen darf nicht gesetzt sein.
➜ Behandlung ⇾ Abrechnung: Haken ZAK neben Behandlung abgeschlossen setzen.
➜ ZAKWin4: Die Einstellung erfolgt beim Patienten bzw. Garant.
➜ ZaWin4: Die Einstellung erfolgt in der Behandlung.
➜ LOGOWin: Die Einstellung entfällt, weil alles über die ZAK abgerechnet wird.

Zaala

1. Leistungen beim Patienten erfassen.
2. Patient, bei Garantenrechnungen den Garant, unter Stammdaten ⇾ Abrechnung auf das Rechenzentrum einstellen.
   
3. In der Behandlung das Rechenzentrum setzen.
4. Behandlung abschliessen.
   

➜ Stammdaten ⇾ Abrechnung: Haken über ZAALA abrechnen setzen.
➜ Tree ⇾ Behandlungen/KVs ⇾ Abrechnung: Haken ZAALA neben Behandlung abgeschlossen setzen.

MFGroup

1. Leistungen beim Patienten erfassen.
2. Patient, bei Garantenrechnungen den Garant, unter Stammdaten ⇾ Abrechnung auf das Rechenzentrum einstellen.
3. In der Behandlung das Rechenzentrum setzen.
   
4. Behandlung abschliessen.

➜ Stammdaten ⇾ Abrechnung: Haken über MF Group abrechnen setzen. Damit wird jede Behandlung dieses Patienten bzw. Garanten automatisch an MFGroup gesendet.
➜ In der Behandlung steht danach im Feld RZ bereits MF Group.
➜ Vor dem Abschliessen den Betrag reservieren (Kapitel 5).

Betrag reservieren MFGroup

Damit MFGroup eine Rechnung übernimmt, muss sie bei MFGroup angemeldet werden. Dafür gibt es zwei Verfahren:

In der Regel wird über Factoring abgerechnet.

1. Behandlung öffnen.
2. Auf das rote Feld Noch kein Betrag reserviert klicken.
   
3. Betrag wählen: Behandlungsbetrag, Betrag eingeben oder einen fixen Betrag (CHF 1000 bis 5000).
4. Nach erfolgreicher Prüfung zeigt das Feld den reservierten Betrag und bis wann die Reservation gilt.
   

➜ Für Servicing die Zeile Ohne Prüfung an MFGroup (Servicing) wählen.

➜ Über Reservierung löschen wird eine Reservation entfernt.
➜ Ist der Behandlungsbetrag grösser als der reservierte oder liegt das Behandlungsende nach der Reservationsdauer, prüft ZaWin beim Abschliessen der Behandlung automatisch neu.

Rechnungen aufbereiten und verbuchen

ZAK

1. Rechnungswesen Assistent öffnen, als Sofortrechnung oder Rechnungslauf.
2. Einstellungen: Unter Anzahl Kopien einen Wert eintragen, falls zusätzliche Papierkopien gewünscht sind.
   
3. Filter: Über die Auswahl Nur Rechnungen an ... berücksichtigen bzw. Alle Rechnungen ohne ... berücksichtigen lassen sich die Rechnungen des Rechenzentrums von den übrigen trennen.
   
4. Zum Drucken bereit: Rechnungen an das Rechenzentrum sind mit einem speziellen Symbol markiert.
   
5. Drucken: Rechnungen an das Rechenzentrum werden nicht auf Papier gedruckt, ausser den zusätzlichen Kopien.
6. Verbuchen: Die Rechnung wird in den Debitoren als Rechnung und gleichzeitig als bezahlt verbucht.
   

➜ Die Rechnungen werden als PDF aufbereitet und in einem speziellen Ordner abgelegt.
➜ In den Debitoren erscheint die Gegenbuchung als Zahlung über ZAK.

Zaala

1. Rechnungswesen Assistent öffnen, als Sofortrechnung oder Rechnungslauf.
2. Einstellungen: Unter Anzahl Kopien einen Wert eintragen, falls zusätzliche Papierkopien gewünscht sind.
   
3. Filter: Über die Auswahl Nur Rechnungen an ... berücksichtigen bzw. Alle Rechnungen ohne ... berücksichtigen lassen sich die Rechnungen des Rechenzentrums von den übrigen trennen.
   
4. Zum Drucken bereit: Rechnungen an das Rechenzentrum sind mit einem speziellen Symbol markiert.
   
5. Drucken: Rechnungen an das Rechenzentrum werden nicht auf Papier gedruckt, ausser den zusätzlichen Kopien.
6. Verbuchen: Die Rechnung wird in den Debitoren als Rechnung und gleichzeitig als bezahlt verbucht.
   
   
   

➜ Die Rechnungen werden erst später beim Versand an Zaala übermittelt.
➜ In den Debitoren erscheint die Gegenbuchung als Zahlung über ZAALA.

MFGroup

1. Rechnungswesen Assistent öffnen, als Sofortrechnung oder Rechnungslauf.
2. Einstellungen: Unter Anzahl Kopien einen Wert eintragen, falls zusätzliche Papierkopien gewünscht sind.
3. Filter: Über die Auswahl Nur Rechnungen an ... berücksichtigen bzw. Alle Rechnungen ohne ... berücksichtigen lassen sich die Rechnungen des Rechenzentrums von den übrigen trennen.
4. Zum Drucken bereit: Rechnungen an das Rechenzentrum sind mit einem speziellen Symbol markiert.
   
5. Drucken: Rechnungen an das Rechenzentrum werden nicht auf Papier gedruckt, ausser den zusätzlichen Kopien.
6. Verbuchen: Die Rechnung wird in den Debitoren als Rechnung und gleichzeitig als bezahlt verbucht.
   

➜ Die Rechnungen werden wie alle anderen gedruckt. Vor dem Drucken zeigt die Spalte Konto, welche Rechnung auf Papier geht und welche für MFGroup aufbereitet wird.
➜ Die Rechnungen werden als PDF aufbereitet und beim Patienten sofort als gedruckt und bezahlt eingetragen.
➜ Nach dem Drucken und Verbuchen sind die Rechnungen bereit für die Übermittlung.
➜ Eine Sofortrechnung kann ebenfalls an MFGroup gehen und danach einzeln übermittelt werden.

Rechnungen übermitteln

ZAK

Es gibt zwei Wege:

Automatisch nach dem Verbuchen

1. Extras ⇾ Optionen ⇾ Rechwesen ⇾ Rechnungen ⇾ Assistent öffnen.
2. Haken bei Assistent zum Übermitteln nach dem Verbuchen starten setzen.
   

Manuell über die Auftragsbearbeitung

1. Via Addins ⇾ Zahnärztekasse AG ⇾ Auftragsbearbeitung öffnen.
2. Unter Offene Aufträge den aktuellen Auftrag wählen.
   
   
3. Auf Senden klicken.
4. Im Auftrag Assistent bestätigen. Der Auftrag wird übermittelt.

Im Auftrag Assistent ⇾ Einstellungen können vor dem Senden folgende Angaben gesetzt werden:

➜ Rechnungsdatum: Datum, an dem die ZAK die Rechnungen druckt und versendet.
➜ Auszahlungstarif: Gemäss Vertrag oder mit Datum. Steuert die Auszahlung der Rechnungsbeträge. Auszahlungskonditionen beachten.
➜ Meldung an Zahnärztekasse: Schriftliche Anweisungen zu diesem Auftrag an die ZAK.

Zaala

Es gibt zwei Wege:

Automatisch nach dem Verbuchen

1. Extras ⇾ Optionen ⇾ Rechwesen ⇾ Rechnungen ⇾ Assistent öffnen.
   
2. Haken bei Assistent zum Übermitteln nach dem Verbuchen starten setzen.

Manuell über die Auftragsbearbeitung

1. Unter Addins ⇾ Zaala ⇾ Auftragsbearbeitung wählen.
2. Unter Offene Aufträge den aktuellen Auftrag wählen.
3. Auf Senden klicken.
4. Im Auftrag Assistent bestätigen. Der Auftrag wird übermittelt.

MFGroup

Es gibt zwei Wege:

Automatisch nach dem Verbuchen

1. Extras ⇾ Optionen ⇾ Rechwesen ⇾ Rechnungen ⇾ Assistent öffnen.
2. Haken bei Assistent zum Übermitteln nach dem Verbuchen starten setzen.

Manuell über die Auftragsbearbeitung

1. Knopf MFGroup in der Symbolleiste.
   
2. Unter Offene Aufträge den aktuellen Auftrag wählen.
   
3. Auf Senden klicken.
4. Im Auftrag Assistent bestätigen. Der Auftrag wird übermittelt.
   

➜ Treten bei der Übermittlung Probleme auf, zeigt der Assistent diese am Schluss pro Rechnung an, zum Beispiel wenn ein Betrag nicht akzeptiert wurde, weil kein Geschlecht angegeben ist.

➜ Hat alles geklappt, erscheint die Meldung Der Auftrag wurde übermittelt mit der Anzahl erfolgreich versandter Dateien.

Rechnungen überwachen

ZAK

1. Patient wählen und im Tree Debitoren öffnen.
2. Mit der rechten Maustaste auf die Zahlung über ZAK.
   
3. ZAK Info anzeigen wählen.
4. Die Daten werden online direkt beim Rechenzentrum abgerufen. Das Fenster zeigt den ganzen Verlauf der Rechnung.
   

Ist der Status der Rechnung ausgeglichen, erhält die Behandlung im ZaWin das Symbol bezahlt.

Zaala

1. Patient wählen und im Tree Debitoren öffnen.
2. Mit der rechten Maustaste auf die Rechnung.
   
3. Zaala Info anzeigen wählen.
4. Die Daten werden online direkt beim Rechenzentrum abgerufen. Das Fenster zeigt den aktuellen Status und den offenen Betrag.
   

Ist der Status der Rechnung ausgeglichen, erhält die Behandlung im ZaWin das Symbol bezahlt.

Honorarnotenstatusabgleich

ZAK

1. Auf das ZAK-Icon klicken.
2. Im Auftrag Assistent die Option Honorarnoten Status Abgleich im Hintergrund wählen.
   
3. Der Abgleich läuft im Hintergrund und fragt den Status aller offenen Rechnungen ab.
4. Der Status ist danach sofort beim Patienten in der Behandlungsübersicht als Icon sichtbar.

Status-Icons

Status	ZAK
Gedruckt, noch nicht übermittelt	Ja
An Rechenzentrum übermittelt	Ja
Beim Rechenzentrum offen	Ja
Mahnung gestellt	Ja
Im Inkasso (Verlust)	Ja
Bezahlt	Ja

➜ Erkennt der Abgleich im Honorarnotenstatus eine Teilzahlungsvereinbarung, erstellt ZaWin eine Informationszeile als ZAK Information in den Debitoren.
➜ Alle Informationen aus Rechnungen überwachen und Honorarnotenstatusabgleich werden in Echtzeit angezeigt.

Zaala

1. Auf das Zaala-Icon klicken.
2. Honorarnotenstatusabgleich starten.
3. Der Abgleich läuft im Hintergrund und fragt den Status aller offenen Rechnungen ab.
4. Der Status ist danach sofort beim Patienten in der Behandlungsübersicht als Icon sichtbar.

Status-Icons

Journale MFGroup

1. Auftragsbearbeitung öffnen.
2. Links Versandte Aufträge wählen.
   
3. Einzelnen Auftrag anklicken.
4. Journal drucken oder Rechnungen anzeigen wählen.

Rechnungen stornieren

ZAK

1. Patient wählen und Debitoren öffnen.
2. Mit der rechten Maustaste auf die Rechnung klicken.
3. Storno wählen.
4. Storno-Angaben bestätigen. Die Rechnung wird mit den zugehörigen Zahlungen storniert.

Mögliche Meldungen:

• Rechnung in der Praxis noch offen, bei der ZAK aber bereits etwas bezahlt:

  ACHTUNG: Die Rechnung konnte beim Rechenzentrum ZAK nicht storniert werden! Grund: Die Stornierung der Rechnung {Rechnr XXXX) kann nicht automatisch durchgeführt werden, weil bereits Zahlungen für diese Rechnung erfolgt sind! Damit der Rückzug beim Rechenzentrum ZAK korrekt durchgeführt werden kann, kontaktieren sie bitte das Rechenzentrum! Soll die Rechnung trotzdem storniert werden?

  Nach Klick auf Ja:

  Bitte melden Sie dem Rechenzentrum ZAK, dass Sie die Rechnung storniert haben!
   

• Rechnung bei der ZAK nicht mehr offen:

  ACHTUNG: Die Rechnung konnte beim Rechenzentrum ZAK nicht storniert werden! Grund: Die Rechnung {Rechnr XXXX} ist beim Rechenzentrum ZAK nicht mehr offen! Soll die Rechnung trotzdem storniert werden?

  Nach Klick auf Ja:

  Bitte melden Sie dem Rechenzentrum ZAK, dass Sie die Rechnung storniert haben!
   

• Storno online wegen eines Problems nicht möglich:

  Die Stornierung der Rechnung {Rechnr XXXX} konnte nicht durchgeführt werden! Ursache: {Meldung vom ZAK Server} Möchten Sie es nochmals versuchen?

Zaala

1. Patient wählen und Debitoren öffnen.
2. Mit der rechten Maustaste auf die Rechnung klicken.
3. Storno wählen.
4. Storno-Angaben bestätigen. Die Rechnung wird mit den zugehörigen Zahlungen storniert. 

➜ Die Zahlung über Zaala wird beim Rechnungsdruck automatisch erstellt und beim Storno mit storniert.

Mögliche Meldungen:

• Rechnung bei Zaala nicht mehr offen:

  ACHTUNG: Die Rechnung konnte beim Rechenzentrum Zaala nicht storniert werden! Grund: Die Rechnung {Rechnr XXXX} ist beim Rechenzentrum Zaala nicht mehr offen! Soll die Rechnung trotzdem storniert werden?

  Nach Klick auf Ja:

  Bitte melden Sie dem Rechenzentrum Zaala, dass Sie die Rechnung storniert haben!

MFGroup

1. Patient wählen und Debitoren öffnen.
2. Mit der rechten Maustaste auf die Rechnung klicken.
3. Rechnung stornieren.
4. Storno-Angaben bestätigen. 

➜ Der Storno läuft wie bei einer normalen Rechnung.
➜ Die Stornierung wird sofort an MFGroup übermittelt.

Rechnungen korrigieren ZAK

Eine noch nicht übermittelte oder bereits übermittelte Rechnung kann korrigiert werden. Je nach Situation erscheinen folgende Meldungen:

• Rechnung noch nicht an die ZAK versandt:
  
  Der Auftrag ist noch nicht übermittelt worden! Eine Änderung an der Zahlung wird nichts an der Rechnung, die an das Rechenzentrum übermittelt wird, ändern! Es ist deshalb besser die Rechnung zu stornieren und nicht über das Rechenzentrum auszudrucken!
   

• Rechnung versandt, aber kein Zugriff auf den ZAK Server:
  
  Der Zugriff auf das Rechenzentrum ZAK ist zurzeit nicht möglich! Möchten Sie die Korrektur manuell durchführen?

  Nach Klick auf Ja:

  Eine Änderung an der Zahlung ändert nichts automatisch beim Rechenzentrum ZAK! Bitte informieren Sie das Rechenzentrum, dass der Patient bei Ihnen bezahlt hat, damit der Patient nicht zusätzlich vom Rechenzentrum gemahnt wird!
   

• Rechnung versandt, Saldo kleiner oder gleich 0:
  
  Die Rechnung {Rechnr} ist beim Rechenzentrum ZAK bereits bezahlt!

  Nach Klick auf Ja:

  Eine Änderung an der Zahlung ändert nichts automatisch beim Rechenzentrum ZAK! Bitte informieren Sie das Rechenzentrum, dass der Patient bei Ihnen bezahlt hat, damit der Patient nicht zusätzlich vom Rechenzentrum gemahnt wird!
   

• Rechnung mit 0 korrigieren:

  ACHTUNG: Die Rechnung konnte beim Rechenzentrum ZAK nicht korrigiert werden! Grund: Die Rechnung {Rechnr} kann beim Rechenzentrum ZAK nicht mit 0.- korrigiert werden! Soll die Rechnung trotzdem korrigiert werden?

  Nach Klick auf Ja:

  Bitte kontaktieren Sie das Rechenzentrum ZAK, damit die Rechnung auch beim Rechenzentrum korrekt korrigiert wird!

• Korrektur online wegen eines Problems nicht möglich:
  
  Die Korrektur der Rechnung {Rechnr XXXX} konnte nicht durchgeführt werden! Ursache: {Meldung vom ZAK Server} Möchten Sie es nochmals versuchen?

Zahlung direkt in der Praxis

Der Patient kann eine Rechnung ganz oder teilweise direkt in der Praxis bezahlen. Bei ZAK und MFGroup wird die Zahlung nachträglich erfasst, bei Zaala vorher als Vorauszahlung.

ZAK

1. Patient wählen und Debitoren öffnen.
2. Mit der rechten Maustaste auf die Zahlung über ZAK klicken.
   
3. Zahlung wählen.
   
4. Bezahlten Betrag eingeben und bestätigen.
   

➜ Bezahlt der Patient nur einen Teil, erstellt ZaWin eine Teilzahlung über den eingegebenen Betrag.

Zaala

Bei Zaala ist nur eine Teilzahlung vor dem Versand vorgesehen:

1. Beim Patienten unter Debitoren eine Vorauszahlung erfassen.
2. Vorauszahlung an die gewünschte Behandlung binden. Die Behandlung muss noch offen sein und über Zaala abgerechnet werden.
3. Behandlung abschliessen.
   
4. Rechnung drucken und verbuchen.
5. Auftrag mit der Rechnung an Zaala senden.

➜ Zaala stellt dem Patienten nur den Rechnungsbetrag abzüglich Vorauszahlung in Rechnung.
➜ Details zur Vorauszahlung siehe Handbuch Debitoren.

MFGroup

1. Patient wählen und Debitoren öffnen.
2. Mit der rechten Maustaste auf die Zahlung klicken.
3. Zahlung wählen.
4. Bezahlten Betrag für diese Rechnung verbuchen.
   

➜ Die Buchung wird sofort an MFGroup übermittelt und dort korrekt verbucht.

Kostenschätzungen an die ZAK übermitteln

Ab Build 534 können Kostenschätzungen (KV) an die ZAK übermittelt werden. Die ZAK stellt den KV-Betrag dem Patienten in Rechnung und zieht ihn später von der effektiven Rechnung ab.

Einrichten

1. Praxis teilt der ZAK mit, auf welchem Abkommen Kostenschätzungen übermittelt werden sollen.
2. ZAK richtet das Konto ein und informiert Martin Engineering.
3. Martin Engineering erweitert die Lizenz um diese Option und spielt sie beim Kunden ein.
4. Das ZAK-Abkommen ist danach speziell markiert (+KV) und für Kostenschätzungen nutzbar. In den Optionen ist sichtbar, welche Abkommen dafür definiert sind.
   

Kostenschätzung erfassen

1. Im Tree mit der rechten Maustaste auf Behandlungen/KVs klicken und Neu ⇾ Kostenschätzung ⇾ Privat wählen.
   
2. Mit der rechten Maustaste auf die Kostenschätzung klicken und Neu ⇾ Behandlungsfall ⇾ Hinzufügen wählen.
   

Rechenzentrum beim KV wählen

1. Kostenschätzung öffnen.
2. Unter Abrechnung die Praxis wählen, der das KV-Abkommen zugeordnet ist.
3. Rechts erscheint die Auswahl RZ. Zahnärztekasse AG wählen.
   
4. Leistungen erfassen.
5. Kostenschätzung abschliessen.
6. Drucken. Der KV wird für die ZAK aufbereitet und kann danach übermittelt werden.

Behandlung zum KV eröffnen

1. Im Tree den Behandlungsfall wählen.
2. Hinzufügen ⇾ Behandlung wählen.
   
3. Leistungen für die Behandlung erfassen.
   
4. Über den Behandlungsfall sind KV und Behandlung verbunden. So weiss die ZAK, dass beide Einträge zusammengehören.