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Rechnungs- und Abrechnungsverwaltung

Aktualisiert
Inhalt:
Behandlungen abschliessen

QR-Rechnung

Rechnung und Kostenschätzung – Vorlagen anpassen

Rechnungen drucken

Rechnungen suchen

Rechnungsabsturz zurücksetzen

Behandlungen abschliessen

Kurzbeschreibung

Offene Behandlungen gemäss Kriterien suchen und abschliessen, um sie für den Rechnungslauf freizugeben.

  1. In der Symbolleiste Rechnungswesen ⇾ Behandlungen abschliessen öffnen.

     

  2. Kriterien eingeben (Garant, Praxis, Leistungskriterien). Garant auswählen.

  3. Bei Gemeinschaftspraxen die gewünschte Praxis wählen.

  4. Offene Behandlungen suchen und auflisten.

     

  5. Unter Letzte Leistung vor dem oder Erste Leistung vor dem das Datum eingeben, bis zu welchem Behandlungen abgeschlossen werden sollen.

     

  6. Nach Patient, Datum oder Leistungen sortieren.

     

  7. Nur abschliessbare Behandlungen anzeigen aktivieren.

     

  8. Prüfen: Behandlungen werden nur angezeigt, wenn keine Leistungen anderer Behandler enthalten sind.

  9. Behandler nach Name oder Funktion filtern.



  10. Liste bei Bedarf als Excel-Liste ausgeben, im Einblendfenster darstellen oder ausdrucken.

     

  11. Symbole prüfen:

    ⇾ Behandlungen mit einem    können nicht abgeschlossen werden ⇾ Grund steht in der Spalte Info.

    ⇾ Behandlungen mit einem können abgeschlossen werden.
     

  12. Abzuschliessende Behandlungen markieren und Behandlungen abschliessen wählen.

Wichtig:
⇾ Viele Behandlungen sollen vom behandelnden Behandler selbst abgeschlossen werden.

Tipp: 
⇾ Einzelne Behandlungen jeweils durch den zuständigen Behandler prüfen und abschliessen lassen.
⇾ Nach Bestätigung der Sicherheitsfrage werden alle gelisteten Behandlungen abgeschlossen.
⇾ Im Einblendfenster können abgeschlossene Behandlungen pro Patient direkt geöffnet werden.

QR-Rechnung

Kurzbeschreibung

QR-Rechnungen einrichten, drucken und bearbeiten. Nutzung der QR-IBAN und Anpassungen am Konto, Druck und Zahlungsworkflow.

QR-Zahlteil

  1. QR-Rechnung auf weisses Papier drucken; optional Perforationslinie in ZaWin nutzen.

  2. Elemente beachten: QR-Code, QR-IBAN, Referenz, zusätzliche Informationen (Rechnungsart–Patientennummer–Rechnungsnummer).



    1 ⇾ QR-Code resp. Swiss QR-Code
    2 ⇾ QR-IBAN
    3 ⇾ Referenz
    4 ⇾ Zusätzliche Informationen. Kann je nach Rechnungsteller individuelle Informationen enthalten. Info aus ZaWin: Rechnungsart-Patientennummer-Rechnungsnummer.

QR-Rechnungen einrichten

  1. Alle Angaben (QR-IBAN, Bank, Adresse und vollständiger Name des Kontoinhabers) dem ZaWin Support mitteilen. Das Konto wird intern erstellt und dann im ZaWin eingelesen durch den Support.

     

  2. Unter Extras > Einstellungen > Konti verwalten das Konto öffnen.

     

  3. Konto per Doppelklick oder via    Konto bearbeiten öffnen.

     

  4. Unter Einzahlungsschein die QR-IBAN via Zahnrad erfassen.

     

  5. Bestätigungsmeldung prüfen.

     

  6. Bei Tippfehler erscheint orange Markierung mit Hinweismeldung.

     

  7. Adresszeilen prüfen und anpassen, da QR-Zahlschein nur 3 Zeilen besitzt.

  8. Bankadresse entfällt komplett.

  9. Sicherstellen, dass der Kontoinhaber identisch mit der Kontobezeichnung ist.

  10. Bei unvollständigen Adresszeilen erscheint eine Meldung.

 

QR-IBAN Zahlschein / Druck

  1. Standarddruck erfolgt auf weisses Papier.

  2. Für perforiertes Papier im Hauptmenü Datei ⇾ Drucker einrichten.

     

  3. QR Rechnungspapier wählen und anklicken oder mit Rechtsklick.

  4. Erweiterte Lokale Einstellungen wählen 

     

  5. Auswahl anklicken.

     

  6. Drucker-Fach wählen für Papier mit Perforation oder vorbedrucktem Logo ⇾ mit OK bestätigen. 

  7. ZaWin neu starten.

  8. Unter Extras ⇾ Optionen ⇾ Rechnungswesen ⇾ Allgemein kann die Perforationslinie aktiviert werden.

Tipp:
⇾ Nach dem Neustart von ZaWin können Sie Rechnungen drucken mit QR-Zahlteil. Wir empfehlen Ihnen testweise selber mal eine Einzahlung an sich selber zu tätigen. Oder Sie nutzen die Services Ihrer Bank, um per Post oder Online eine Rechnung zu testen.
 
Einbezahlen

QR-Rechnungen können per E-Banking, Mobile Banking (QR-Scan) oder per Schalter/Post eingezahlt werden.

Wichtig:
⇾ Ab 30. Juni 2020 nur mit QR-IBAN und aktueller ZaWin-Version (Build ≥ 293).
⇾ Übergangsfrist für alte Einzahlungsscheine bis mindestens Mitte 2022.
Tipp:
⇾ QR-Rechnungen zuerst selber testen, um Patienten besser beraten zu können.
⇾ QR-IBAN nicht identisch mit regulärer IBAN.
⇾ Korrekte QR-IBAN entscheidend für Zahlungsfluss.
⇾ Mehrere Konten → korrekte Zuordnung zwingend sicherstellen.
⇾ Glossar und Film in der ZaWin-Hilfe verfügbar.

Hinweis:
⇾ Für weiterführende Fragen stellen wir Ihnen einen Film im Anhang über die QR-Rechnung zur Verfügung.

QR-Zahlscheine bestellen unter:
⇾  https://www.meag.ch/de/produkte/bestellung/
⇾  oder 044/905 25 25
⇾  allgemeiner Fachhandel

Links:

https://www.paymentstandards.ch/
https://www.einfach-zahlen.ch/de/home/qr-bill.html
https://www.swiss-qr-invoice.org/validator/?lang=de

Rechnung und Kostenschätzung – Vorlagen anpassen

Kurzbeschreibung

Rechnungs- und Kostenschätzungsvorlagen im ZaWin anpassen.

  1. Im Menü Extras > Ausdruck / Vorlagen öffnen.

  2. Ordner Rechnung wählen > Rechnung-Privat >  Anpassen über

     

  3. Ordner Kostenschätzung wählen >  Kostenschätzung-Privat >  Anpassen über

Wichtig:
⇾ Änderungen wirken sofort auf alle Ausdrucke.
⇾ Supportinformationen im Dokument vorhanden.

Rechnungen drucken

Kurzbeschreibung

Rechnungen vorbereiten, filtern, drucken und verbuchen.

Vorbereitungsliste

  1. Unter Rechnungswesen > Vorbereitungsliste Rechnungen, Liste der anstehenden Rechnungen erstellen.



     

  2. Auf der Vorbereitungsliste erscheinen alle Behandlungen, die bis zum eingegebenen Datum abgeschlossen wurden. Wir empfehlen das Datum per auf ca. eine Woche vorher zu setzen, damit Patienten, die erst gerade in Behandlung waren, die Rechnung nicht direkt erhalten.
  3. Standardmäßig werden alle anstehenden Rechnungen ohne zusätzliche Filter aufbereitet.
  4. Sie können die Liste bei Bedarf filtern, z. B. nach:
    ⇾ Behandlungstyp
    ⇾ einzelnen Patienten oder Garanten
    ⇾ Patienten einzelner Zahnärzte
    ⇾ Patienten einzelner DHs/PA
  5. In einer Gemeinschaftspraxis wählen Sie unter Praxis die gewünschte Praxis aus.

  6. Unter Sortierung legen Sie fest, nach welchen Kriterien die Liste ausgegeben wird, z. B. nach Patientenname, Patientennummer, Behandlungstyp oder Garant.

     

Drucken 
  1. Rechnungswesen > Rechnungen drucken öffnen oder Symbol via    anklicken.

  2. Im Assistent unter Einstellungen:

    ⇾ Konto für Einzahlungsschein wählen.
    ⇾ Sortierkriterium festlegen.
    ⇾ Option aktivieren, um bereits gedruckte, nicht verbuchte Rechnungen mit alter Rechnungsnummer zu             drucken.
    ⇾ Anzahl Kopien wählen.
    ⇾ Druckdatum setzen.

     

  3. Unter Filter Kriterien aktivieren (z. B. Behandlungstypen, Datum).

  4. Liste der Rechnungen wird aufbereitet ⇾ Prüfung möglich:

    ⇾ Druckvorschau öffnen.
    ⇾ Rechnungen über deaktivieren, die nicht gedruckt werden sollen. Diese werden beim nächsten Rechnungslauf wieder berücksichtigt.
    ⇾ Rechnungen wieder über aktivieren.

     

  5. Rechnungen drucken auslösen.


Verbuchen

  1. Nach dem Druck Rechnungen verbuchen auswählen.

  2. Verbuchte Rechnungen erscheinen als Debitoreneinträge beim Patienten.

  3. Fehlerhaft gedruckte Rechnungen können deaktiviert und erneut gedruckt werden.

Wichtig:
⇾ Rechnungen müssen verbucht sein, bevor sie versendet werden.
⇾ Verbuchte Rechnungen können nur beim Patienten storniert werden.

Rechnungen suchen

Kurzbeschreibung

Rechnungen, Zahlungen und Debitoreneinträge anhand verschiedener Kriterien suchen.

  1. Das Symbol oben rechts anwählen.

  2. Suchkriterien eingeben:

    ⇾ Nur offene Einträge berücksichtigen.
    ⇾ Stornierte Einträge einbeziehen.
    ⇾ Suche nach Rechnungsnummer, Betrag, Datum oder Konto.
    ⇾ Eingabebereich von–bis nutzen.
    ⇾ Typ wählen.

     

  3. Für offene Rechnungen / Vorauszahlungen entsprechende Funktion wählen.

  4. Suchen via   ausführen.

  5. Aus der Trefferliste Eintrag auswählen.

  6. Funktionen nutzen:

    ⇾ Zahlung oder Teilzahlung erfassen.
    ⇾ Patient/Garant öffnen.
    ⇾ Direkteinzahlung eines Patienten erfassen und der Rechnung zuordnen.

Wichtig:
⇾ Je präziser die Kriterien, desto schneller das Ergebnis.
⇾ Direkteinzahlungen lassen sich direkt an die Rechnung anbinden.

Rechnungsabsturz zurücksetzen

Kurzbeschreibung

Blockierte Behandlungen durch einen Rechnungsabsturz feststellen und zurücksetzen.

Status prüfen

  1. Bei einem Absturz erscheint im Patiententree ein zweigeteiltes Symbol (Leistungserfassung/Rechnung).

     

  2. Wenn Sie auf die Behandlung klicken, können Sie oben die Mitteilung Behandlung wird gerade bearbeitet sehen. Somit kann diese Behandlung nicht mehr bearbeitet werden.


     Zurücksetzen

  3. Extras ⇾ Datenbank ⇾ Rechnungsabsturz zurücksetzen öffnen.

     

  4. ZaWin zeigt Anzahl der betroffenen Behandlungen an.

  5. Mit Ja Liste anzeigen lassen oder mit Nein ohne Liste fortfahren.

     

  6. Liste optional als Excel exportieren oder drucken.

     

  7. Sicherheitsfrage bestätigen, um zurückzusetzen.

     

  8. Zweite Sicherheitsabfrage bestätigen.

     

  9. Meldung nach erfolgreichem Reset mit OK bestätigen.

Hinweis: 
⇾ Vor dem Zurücksetzen prüfen, ob auf einem anderen PC ein Rechnungslauf aktiv ist.

  1. Behandlungen sind wieder im ursprünglichen, abgeschlossenen Status und bearbeitbar.

Tipp:
⇾ Auch Kostenvoranschläge können vom Absturz betroffen sein.
⇾ Zurücksetzen ist unkritisch, wenn keine blockierten Einträge existieren.

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